IA en contadores y asesorías

El trabajo de una asesoría no se reparte parejo en el mes: se amontona. Hay una ventana corta antes de cada vencimiento en la que todo pasa a la vez, y antes de esa ventana hay otra cosa que consume el día y no se factura, que es perseguir papeles. El cliente manda el estado de cuenta por WhatsApp, la factura del proveedor en una foto torcida y el comprobante de pago «mañana sin falta». Mañana es el día del vencimiento.

La materia prima cambia de nombre según el país y es la misma. En México se descargan los CFDI del portal del SAT, se cuadran XML contra PDF, se revisan complementos de pago y se timbra la nómina; el buzón tributario avisa y la e.firma abre las puertas. En España se preparan los modelos del trimestre, se sube lo que pide el sistema de llevanza de libros y el certificado digital hace de llave. En el resto de la región, cada autoridad tiene su portal y su calendario. Debajo de todo eso está siempre lo mismo: comprobantes que hay que clasificar, movimientos de banco que hay que conciliar y un cliente que no entiende por qué este mes le sale a pagar.

El software ya existe y no es el problema. CONTPAQi, Aspel, A3, Sage, Holded, el que toque, más el portal del banco, el portal de la autoridad y un Excel que hace de pegamento entre todos. El trabajo que se come las horas está en los bordes: pedir, clasificar, cuadrar, explicar.

Ninguna de estas tareas calcula un impuesto ni sustituye al sistema contable. Son las tareas de alrededor: las que hoy hace un auxiliar copiando, escribiendo mensajes o leyendo documentos para sacar tres datos.

Las dos que cambian el mes son perseguir documentos y clasificar. Perseguir, porque cada mensaje que un auxiliar escribe a mano es tiempo no facturable que además llega tarde. Clasificar, porque el criterio de qué va en cada cuenta ya existe en el despacho: está en la cabeza del contador que lleva la cartera desde hace años. Escribirlo una vez para que un asistente lo aplique tiene un efecto secundario que vale más que la propia automatización: por fin queda escrito.

Seguir los cambios de norma aparece con esfuerzo alto por una razón. Un asistente tiene una fecha de corte en lo que aprendió y puede describir con seguridad una regla derogada. Sirve para redactar el aviso; no sirve como fuente.

Un caso, entero: el aviso de documentos faltantes antes del cierre.

Cómo se hace hoy. Faltan días para el vencimiento. El auxiliar abre la carpeta de cada cliente, mira qué llegó, abre WhatsApp y escribe el mismo mensaje una y otra vez cambiando el nombre. Algunos clientes reciben dos avisos y otros ninguno, porque a mitad del recorrido entró una llamada. Los que contestan mandan las fotos al chat, donde se mezclan con la conversación.

Cómo queda. Se define una sola vez la lista de lo que cada tipo de cliente tiene que entregar en el periodo. Alguien exporta del sistema o de la carpeta compartida el inventario de lo recibido y se lo entrega al asistente con esa lista y con una instrucción escrita: el tono del despacho, qué pedir y qué no inventar. Sale un mensaje por cliente, con su nombre, lo que falta, para qué se necesita y la fecha límite. Todos salen el mismo día y a la misma hora.

Quién revisa. El contador que lleva la cartera, en una sola pasada. Lee la lista completa y comprueba dos cosas: que a nadie se le pida algo que ya entregó, y que ningún mensaje contenga una afirmación fiscal que no puso él. Después se envían. Lo que llega de vuelta lo recibe una persona.

Qué mirar para saber si sirvió. Tu línea base son datos que ya tienes: cuántos clientes entregaron completo antes de la fecha límite el periodo pasado y cuántas horas de auxiliar se fueron en perseguir. Cuenta lo mismo el periodo siguiente. Si no se mueve, el problema no era el mensaje: era la lista o el cliente.

• No presentes un cálculo que salió de un asistente. Sirve para revisar, para detectar un dato raro o para explicar un resultado. El número que se presenta viene del sistema contable, cuadrado contra los comprobantes.
• No compartas llaves. Ni la e.firma, ni el certificado digital, ni las contraseñas del portal de la autoridad, ni las claves de banca del cliente. No se pegan en un chat, no se guardan en un documento compartido y no se le dan a un proveedor porque «así lo hace más rápido».
• No subas la cartera de clientes a una cuenta personal. Los identificadores fiscales, los domicilios, los estados de cuenta y las nóminas son datos personales de terceros. Si vas a trabajarlos con IA, hazlo en un plan de empresa con contrato y con la exclusión de entrenamiento firmada, o quita antes lo que identifica a cada quien.
• No le pidas criterio fiscal para dárselo al cliente como tuyo. Puede describir una regla que ya cambió, o mezclar la norma de un país con la de otro. Lo que le mandas al cliente lo respaldas tú.
• No automatices el envío a la autoridad ni el timbrado sin revisión. Una presentación es un acto con consecuencias y una corrección cuesta más que el rato que ahorraste.
• No des por hecho que tu contrato con el cliente cubre esto. Mandar información de un cliente a un proveedor externo puede exigir informarle o pedirle permiso, y los deberes de secreto profesional y de identificación del cliente cambian según el país y según el tipo de servicio. Esa consulta es para tu colegio de contadores y para tu asesor legal, antes de subir nada.

Antes de contratar «IA para contadores», pide esto por escrito.

• ¿Dónde se guardan los datos de mis clientes, en qué país, y cuánto tiempo?
• ¿Usan lo que subo para entrenar modelos? ¿Lo puedo desactivar por contrato?
• ¿Cada cifra que devuelve se puede rastrear hasta el documento de origen?
• ¿Qué pasa cuando cambia la norma? ¿Quién la actualiza, en cuánto tiempo y quién responde si llega tarde?
• ¿Para qué países está preparado de verdad y cuáles solo están en el folleto?
• ¿Se conecta con mi sistema contable o voy a exportar e importar a mano?
• ¿Queda registro de quién vio qué información de qué cliente?
• ¿Me entregan mis datos en un archivo que pueda abrir si me voy?
• ¿Puedo hablar con una asesoría del tamaño de la mía que ya lo use en un cierre real?

Nuestra opinión: empieza por lo que rodea al cierre, no por el cierre. El mensaje al cliente, la clasificación y la conciliación devuelven horas sin tocar lo que firmas.