Automatización · Facturas y documentos
La factura llega al correo y el asiento queda listo para aprobar.Proveedor, base, IVA, vencimiento: leídos y comprobados contra el pedido.
Cada mes entran decenas o cientos de documentos: facturas de proveedores, albaranes, contratos, nóminas de una gestoría. Alguien los abre, teclea los datos y los archiva. Una automatización los lee al llegar, extrae los datos, los cruza con lo que ya hay (el pedido, el proveedor, el importe esperado) y deja el asiento preparado. Lo que no cuadra, lo señala.
FACTURA F-2026-0187 · Suministros Norte, S.L.
- Cliente: Reformas Alcalá, S.L. · B-12345678
- Fecha: 22/09/2026 · Vencimiento: 22/10/2026
- 12 sacos mortero M-7,5 · 6,40 € · 76,80 €
- 40 m² placa yeso 13 mm · 4,95 € · 198,00 €
- Portes · 35,00 €
- Base imponible 309,80 € · IVA 21 % 65,06 € · Total 374,86 €
Datos extraídos
Ejemplo guionizado. En el negocio real, el asistente se presenta como IA.
Factura inventada de un proveedor inventado. Los campos aparecen como los extrae la automatización, con la comprobación contra el pedido de compra.
El problema
Teclear lo que ya está escrito.
Datos copiados a mano
Cada factura se abre, se lee y se teclea. Un error de un dígito aparece semanas después, al cuadrar.
Documentos que se pierden
Un albarán en un correo, una factura en un WhatsApp, un contrato en una carpeta de descargas.
Nadie comprueba contra el pedido
Se paga lo que dice la factura, no lo que se pidió. Las diferencias pequeñas nunca se reclaman.
El cierre del mes es una carrera
Todo lo que se dejó para después se hace el último día, con prisas y con la gestoría esperando.
Qué hace
Lee, extrae, comprueba y prepara.
La automatización vigila el correo, la carpeta o el WhatsApp donde llegan los documentos y trabaja con cada uno como lo haría una persona cuidadosa: leyendo y comparando.
- 1
Recoge el documento
Del correo de facturas, de una carpeta compartida o del WhatsApp del negocio, en PDF, foto o escaneo.
- 2
Extrae los datos
Proveedor, número, fechas, líneas, bases, impuestos y total, con el dato de dónde salió cada uno para poder comprobarlo.
- 3
Comprueba
Contra el pedido, el proveedor y las facturas anteriores: importes, duplicados, IVA, vencimientos fuera de lo acordado.
- 4
Prepara y archiva
Deja el asiento o el registro listo para aprobar en el programa contable o el ERP y guarda el documento donde toca, con nombre y fecha.
Qué necesita
Saber por dónde llegan y adónde van.
- 01
Los canales de entrada
Una dirección de correo para facturas, una carpeta o el WhatsApp del negocio. Se puede empezar por uno.
- 02
El programa contable o el ERP
Donde se registran hoy las facturas: si se puede conectar, la automatización deja el registro preparado; si no, exporta en el formato que importa.
- 03
Las reglas de aprobación
Quién aprueba qué importes, qué se contabiliza solo y qué siempre pasa por una persona.
La cuenta
Lo que cuesta, frente a las horas de teclear lo que ya está en un PDF.
Imagina una gestoría que registra 1.200 facturas al mes, a tres minutos cada una. Con la IA, la persona solo revisa lo que ya viene extraído.
Ejemplo con supuestos · euros, España
- Horas al mes en registrar facturas
- 60 h
- Costo de una hora de esa persona, con cotizaciones
- 15 €
- Tiempo que libera la IA: dos tercios del tiempo, ya descontada la revisión
- 40 h
- Lo que valen esas horas al mes
- 600 €
- Lo que cuesta al mes la automatización
- 80–250 €
En este ejemplo, la persona que hoy hace esta tarea dedicaría 40 horas al mes a lo que necesita criterio, y lo que libera vale más que lo que cuesta la automatización al mes.
Si estos supuestos fueran los tuyos, la puesta en marcha se cubriría en 4–15 meses. Son horas y oportunidades supuestas, no dinero en caja: la cuenta buena se hace con tus datos.
Horas al mes × costo por hora × parte del tiempo que libera la IA (+ oportunidades supuestas) − cuota mensual
Supuestos de un negocio imaginario, no resultados de clientes. Cambia cada número por el tuyo (en México, tu costo por hora y tu moneda); en el diagnóstico hacemos esta cuenta con tus datos reales.
Montaje y costo
Entre dos y cuatro semanas, empezando por las facturas de proveedor.
Rangos orientativos para una empresa con hasta unos 1.500 documentos al mes. El precio exacto se da por escrito tras el diagnóstico.
- Tiempo2–4 semanas
Canales, reglas, conexión con el contable y pruebas con las facturas de los dos últimos meses.
- Puesta en marcha2.000–5.000 €
Según el número de tipos de documento y si el programa contable se puede conectar.
- Al mes80–250 €
Uso de la IA por documento y seguimiento de los que quedan marcados.
- Revisión humanaAprobación
Nada se paga ni se contabiliza en firme sin que una persona apruebe lo que la automatización preparó.
Contratos, nóminas o documentos con firma llevan reglas propias y se añaden después de las facturas, cuando el flujo ya funciona.
Contar mi casoPara qué negocios
Donde entran más documentos que manos para leerlos.
- Ver la consultoría del sector
Despachos y gestorías
Facturas de clientes para contabilizar, contratos para revisar, notificaciones para registrar.
- Ver la consultoría del sector
Contadores
Documentación de decenas de clientes que llega por correo y WhatsApp sin orden.
- Ver la consultoría del sector
Inmobiliarias
Contratos, notas simples, recibos y facturas de suministros por inmueble.
Constructoras, talleres, comercio
Facturas de proveedor contra pedido, albaranes, partes de trabajo.
Cómo se monta
Primero con tus datos de verdad; después, en producción.
No se compra una herramienta: se decide qué automatizar, se prueba con casos reales del negocio y se pone en marcha con alguien que responde de ella.
- 1
Diagnóstico
Una sesión para ver la tarea tal como pasa hoy: quién la hace, con qué y qué se rompe.
EntregableQué automatizar primero y qué no
- 2
Prototipo con tus casos
Se monta la automatización con veinte casos reales del negocio y se mide cuántos resuelve bien sin tocar.
EntregablePrototipo medido
- 3
Puesta en marcha
Conexión con el WhatsApp, la centralita, el ERP o el correo del negocio, con revisión humana donde la IA no llega.
EntregableAutomatización en producción
- 4
Seguimiento
Las primeras semanas se revisan los casos que fallaron y se ajustan las reglas.
EntregableInforme mensual y ajustes
El precio se da por escrito tras el diagnóstico. Si en el prototipo la IA no resuelve bien la tarea, se para ahí y se paga solo el diagnóstico.
Preguntas
Lo que suele preguntarse antes de empezar
Sí, si se ve el texto. Una foto torcida o borrosa la lee peor y lo dice: marca el documento para que alguien lo revise en vez de inventar un dato.
A veces, como una persona. Por eso cada dato lleva su origen en el documento y todo pasa por una aprobación. En el prototipo se mide con las facturas reales del negocio qué porcentaje sale limpio.
No. Le entrega los datos ordenados y comprobados en vez de una carpeta de PDF; la gestoría sigue haciendo la contabilidad y los impuestos.
No. Son negocios inventados con datos inventados para enseñar cómo funciona cada automatización. Los tiempos y costos son rangos orientativos; el alcance y el precio se confirman por escrito tras estudiar tu caso.
Pasa el caso a una persona con el contexto ya recogido. Cada automatización se monta con un punto de escalado y con revisión humana en lo que toca dinero, salud o compromisos legales.
Sí. El asistente se presenta como IA en el primer mensaje o al descolgar, como exige la normativa europea, y cualquier persona puede pedir hablar con alguien del equipo.
En las herramientas que ya usa el negocio (WhatsApp, centralita, ERP, correo) y en el proveedor de IA que se elija, con contrato de encargo de tratamiento y una configuración que impida usar tus datos para entrenar modelos. Qué proveedores intervienen y dónde alojan los datos se decide y se deja por escrito en el diagnóstico.
Para eso está la formación de Ciade: el nivel 0 es gratis y el programa enseña a implementar la IA en tu propio negocio, con criterio. Si lo que quieres es que alguien lo monte y responda de ello, esta página es la consultoría.
Entre dos y seis semanas según la automatización y las conexiones que haga falta hacer. Cada landing indica su rango.
Contacto
Cuéntanos qué se repite en tu negocio
Con dos líneas sobre tu caso te decimos si tiene sentido automatizarlo y qué costaría.
Qué pasa después
- 1Te escribimos para una llamada de veinte minutos.
- 2Te decimos qué automatizar primero y el precio por escrito.
- 3Si te encaja, empezamos por el diagnóstico.
Si lo prefieres, escríbenos a hola@ciade.ai