IA en Excel: fórmulas, limpieza y tablas dinámicas con revisión

Prepara Excel y comprueba qué Copilot tienes

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   1. Conserva el original

   Duplica el libro y abre el duplicado. Identifica qué hoja contiene las operaciones y utiliza encabezados claros, con una fila por operación. Para el recorrido de Copilot, guarda la copia XLSX en OneDrive o en el espacio de SharePoint que use tu empresa. Comprueba el nombre y la ubicación antes de seguir; si estás trabajando en el original compartido, detente y prepara la copia primero.

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   2. Revisa el acceso

   Comprueba cuenta, licencia y versión si no aparece Copilot. Revisa también que estén activadas las «experiencias conectadas» de Office, que Copilot necesita. Mantén el cálculo automático activado. Deja el Autoguardado activado para empezar; la ayuda de Microsoft también admite libros en la nube sin él. Si tu organización controla esos ajustes, consulta al administrador antes de cambiar de plan.

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   3. Elige cómo intervenir

   Empieza planificando o conversando para revisar la propuesta antes de permitir ediciones. Agent Mode, el nombre con el que Microsoft presentó antes la edición directa, ya forma parte de la experiencia habitual de Copilot. Excel distingue edición, planificación y chat. La función de celda COPILOT se ha retirado; eso no significa que haya desaparecido el panel. Los rótulos pueden variar según tu versión.

Fórmulas: pide referencias que puedas revisar

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   1. Describe las columnas

   Indica programa e idioma y explica qué significa cada columna. En el ejercicio, D contiene las ventas y F lo cobrado. Usa el encargo del bloque siguiente: te obliga a concretar la operación antes de aplicarla a todas las filas, y esa petición a la IA se llama prompt.

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   2. Pide una fórmula, no un número

   Revisa una resta sencilla antes de pedir el resumen. Con importes numéricos, la primera fórmula del bloque «Fórmulas del ejemplo» calcula el pendiente de una fila. La segunda suma ventas solo cuando la columna H de la hoja Origen vale 1: esa columna marcará las filas incluidas tras la limpieza. Revisa que los rangos cubran tus datos; los del ejemplo no son universales.

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   3. Comprueba que recalcula

   Cambia temporalmente una entrada de la copia y mira si el resultado se mueve como esperas. Tras la limpieza, haz la prueba de F-104 de la tabla de comprobaciones: compara las ventas y el pendiente con los resultados esperados. Después, restaura el dato. Calcula tú a mano el pendiente de una factura que conozcas y compáralo. Si la IA devuelve una cifra escrita a mano, pide una fórmula de hoja. Si aparece un error, comprueba referencias, formato numérico y configuración de idioma o separadores. No traduzcas funciones a mano; pide la versión adecuada para tu instalación.

Limpieza: diagnostica antes de quitar filas

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   1. Pide un diagnóstico

   Pide un diagnóstico sin borrar: número de filas, identificadores distintos, números guardados como texto, fechas dudosas y posibles duplicados. En Sumara deben señalarse F-107 y el importe en texto de F-105, que aparece en la tabla de comprobaciones. Pide que explique por qué considera problemática cada fila y qué cambiaría. Si solo responde que la hoja está limpia, solicita el detalle que te permita comprobar ese diagnóstico contra el origen.

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   2. Decide el criterio

   La decisión sobre el dato es tuya. Dos compras del mismo cliente no son una factura duplicada; una fecha ambigua tampoco se arregla por intuición. Confirma cómo debe interpretarse el importe de F-105 antes de convertirlo. Encarga después una columna incluir: 0 para la repetición descartada y 1 para el resto. Conserva las filas y pide un registro de las conversiones.

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   3. Autoriza y contrasta

   Permite cambios solo en la copia cuando hayas aprobado los criterios. Coteja filas, conversiones y total de control. Aplicar formato de moneda no convierte necesariamente texto en números. Si el total no coincide, localiza la fila antes de preparar el informe. Si prefieres usar Quitar duplicados de Excel, guarda otra copia antes: esa acción elimina datos permanentemente, según las columnas que selecciones.

Comprobaciones del ejemplo Sumara

Cálculo de Ciade sobre el CSV de ejemplo del curso, 03-11-2026. Haz la prueba tras convertir el importe y contar una sola vez la factura repetida. Restaura F-104 después; en la tabla dinámica, pulsa Actualizar antes de comparar.

Tabla dinámica: agrupa sin perder el control

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   1. Encarga el resumen

   Define campos y filtro en el encargo del bloque siguiente. Comprueba que Copilot crea la tabla dentro del libro y no solo te explica los resultados.

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   2. Revisa cómo agrega

   Comprueba suma frente a recuento en Valores. Excel puede contar entradas cuando encuentra texto en un campo que esperabas numérico. Revisa el origen completo y el filtro de inclusión. Compara el total general con tu suma de control. Para Cliente A, comprueba también las dos facturas y el subtotal de la tabla del ejemplo. Si el resumen cuenta facturas cuando necesitas sumar importes, corrige primero el tipo de dato y el cálculo del campo.

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   3. Actualiza y prueba

   Tras cambiar el origen, pulsa Actualizar y contrasta el nuevo total con la prueba de F-104. Restaura después el dato y actualiza de nuevo. Si Copilot no aparece, selecciona el origen y utiliza Insertar → Tabla dinámica. Coloca los mismos campos en Filas, Valores y Filtros. Si solo recibes una tabla de texto del chat, no la confundas con una tabla dinámica editable de Excel.

Con ChatGPT o Claude: trabaja con un archivo exportado

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   1. Escoge el formato

   Usa XLSX si necesitas conservar varias hojas y fórmulas; el CSV sirve solo para una tabla de valores. Guarda el original como referencia. Elige una copia sencilla, con encabezados descriptivos; si el análisis no abarca todo el archivo, delimita una hoja o un rango en el encargo.

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   2. Adjunta y delimita

   Pide primero diagnóstico y después los cambios aprobados, con un registro de lo modificado. Indica qué hoja debe analizar y qué resultado necesitas descargar. Claude puede crear un Excel con fórmulas; en ChatGPT, distingue el CSV descargable de una tabla del XLSX que has pedido. Adjuntar un archivo al chat no modifica por sí solo el original que tienes en tu ordenador.

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   3. Abre la descarga

   Abre el resultado en Excel y verifica las fórmulas, las filas incluidas y los totales siguiendo los controles anteriores. Si no entrega el archivo solicitado, pide la fórmula y las instrucciones para aplicarlas tú. Existen complementos oficiales de ChatGPT y Claude para Excel, con sus propios planes y permisos; esta ruta con copia exportada no exige instalarlos.

Con Gemini: traslada el ejercicio a Sheets

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   1. Señala hoja y rango

   Abre una copia en Google Sheets (Hojas de cálculo de Google) y utiliza Preguntar a Gemini. Indica pestaña, rango y objetivo: fórmula, limpieza o tabla dinámica. Para el ejercicio conserva los campos cliente, ventas, cobrado e incluir. Si no aparece el panel, comprueba el plan y los permisos indicados en el comparador. Que puedas chatear con Gemini no significa que tengas sus funciones dentro de Sheets. Importar un libro de Excel no está probado por Ciade: revisa que se conserven tus fórmulas.

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   2. Revisa antes de aplicar

   Examina la vista previa cuando la acción la ofrezca y pulsa Aplicar si corresponde. La ayuda contempla Ajustes y Deshacer para las acciones que los admiten. Contrasta los mismos resultados de control; no des por conservadas todas las características de un libro de Excel al trasladarlo. Si depende de macros u otras funciones complejas, revisa su conservación antes de adoptar la copia de Sheets.