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Al terminar esta guía sales con un presupuesto escrito, hecho a partir de tu lista de precios y del mensaje que te mandó el cliente. Con sus líneas, sus cantidades, su total, su vigencia y el correo redactado para mandarlo. Listo para que tú lo revises, que es el único paso que no se delega.
No instalas nada. No abres una terminal. No creas cuentas nuevas. Se hace con el asistente de chat que ya usas y con la hoja de precios que ya tienes.
Necesitas dos cosas: una lista de precios en una hoja de cálculo, aunque esté fea, y el mensaje del cliente tal como te llegó. Si tus precios viven en la cabeza de alguien, esta guía empieza por escribirlos.
El método en cuatro palabras
Preparar → encargar → comprobar → guardar.
- Preparar es dejar la hoja de precios limpia y el mensaje del cliente completo.
- Encargar es pedirle el presupuesto con reglas, no pedirle «un presupuesto».
- Comprobar es rehacer las cuentas fuera del chat, en tu hoja, que es quien sabe sumar.
- Guardar es quedarte con el encargo en un archivo de texto para que el segundo presupuesto te cueste un minuto.
La parte que la gente se salta es la tercera. Un asistente de chat escribe bien y calcula regular: puede equivocarse en una multiplicación y entregártela con una redacción impecable. Las cuentas se comprueban siempre, aunque el documento se vea perfecto.
Prepara la hoja y la petición
Una fila por concepto, con todo relleno
Cada fila: qué es, en qué unidad se vende y cuánto cuesta esa unidad. Si vendes por cantidad mínima, una columna para el mínimo. Compruébalo: recorre la hoja buscando celdas vacías; cada hueco es un dato que el asistente va a rellenar por su cuenta. Si no sale: la fila que no sepas completar, bórrala de la copia que vas a subir; es mejor que falte a que salga inventada.
Encabezados que digan lo que son
«precio por unidad» en vez de «P.U.», «cantidad mínima» en vez de «mín». El asistente lee los encabezados para entender la hoja, igual que una persona nueva. Compruébalo: lee los encabezados en voz alta; si tienes que explicarle alguno a alguien, renómbralo. Si no sale: cuando no puedas tocar la hoja original, escribe en el encargo qué significa cada columna.
Haz una copia sin lo que no debe subirse
De la hoja original a una copia, y en la copia deja solo las columnas del precio de venta. Fuera el costo de compra, el margen, el nombre del proveedor y el descuento especial de un cliente concreto. Compruébalo: abre la copia y recorre las columnas una por una, de izquierda a derecha, diciendo en voz alta qué es cada una. Si no sale: si al quitar columnas la hoja deja de entenderse, sube solo las filas que necesitas para este presupuesto.
Guárdala en un formato que se lea
Exporta la copia a un archivo de hoja de cálculo normal o a un archivo de texto separado por comas. Compruébalo: vuelve a abrir el archivo exportado y mira que las columnas no se hayan corrido ni se hayan pegado unas con otras. Si no sale: cuando las columnas se corren, suele ser por comas dentro de una celda; quítalas o exporta al otro formato.
Copia el mensaje del cliente tal cual
Sin resumirlo y sin arreglarlo. Sus faltas, sus medidas y sus dudas son información. Compruébalo: busca en el mensaje tres cosas: qué quiere, cuánto quiere y para cuándo. Si no sale: si falta alguna, pregúntaselo al cliente antes de encargar nada; esa pregunta no se le hace al asistente, porque él la contesta igual.
Te adjunto mi lista de precios en una hoja de cálculo. Abajo va el mensaje de un cliente.
Negocio: [nombre del negocio], [a qué se dedica], en [ciudad]. Cobro en [moneda en la que cobras].
Mensaje del cliente: [pega aquí el mensaje, tal como te llegó].
Arma un presupuesto con estas reglas:
- Usa solo conceptos y precios que estén en la hoja. Si el cliente pide algo que no está, no lo inventes ni lo estimes: ponlo en una lista aparte llamada «Falta cotizar».
- Una línea por concepto, con cantidad, precio por unidad y total de la línea.
- Al final: suma de las líneas, [impuesto o recargo que apliques] y total.
- Añade vigencia, tiempo de entrega y forma de pago con estos datos: [vigencia], [tiempo de entrega], [forma de pago].
Antes del presupuesto, escribe una lista corta titulada «Lo que supuse»: todo lo que el cliente no dijo y tú tuviste que dar por hecho.
Devuélvemelo en dos partes: primero la tabla de líneas, después el texto del correo para el cliente.Comprueba las cuentas fuera del chat
Primero pídele que rehaga la cuenta desde cero. Que se revise a sí mismo no es garantía de nada, pero cuando el segundo resultado no coincide con el primero, ya sabes que algo se torció.
Repite la cuenta desde cero, sin mirar lo que ya me diste: para cada línea, cantidad por precio por unidad; después la suma de las líneas, el impuesto y el total.
Enséñame el resultado y dime si coincide con el presupuesto anterior. Si no coincide, dime exactamente en qué línea está la diferencia.Y después hazlo tú, que es la comprobación que vale. Copia las líneas del presupuesto a una hoja nueva, multiplica cantidad por precio con la fórmula de la hoja y suma la columna. Quien sabe sumar es la hoja de cálculo, no el chat.
Mira además tres cosas que se cuelan con cara de normales: que cada precio por unidad sea el mismo que está en tu lista, que ningún concepto se haya quedado fuera del mensaje del cliente, y que ninguna línea sea un concepto que tú no vendes. Si aparece un concepto que no reconoces, ahí tienes una invención con formato de presupuesto.
Si algo no cuadra, no lo corrijas a mano en el documento. Corrige el encargo y vuelve a pedirlo: lo que arreglas a mano se rompe otra vez el mes que viene.
Así no
«Hazme un presupuesto para este cliente.»
Así sí
El encargo con la hoja adjunta, la moneda, una línea por concepto, «Falta cotizar» para lo que no está en la hoja y la lista de «Lo que supuse».
Con el primero sale un presupuesto verosímil con precios que no son los tuyos, y no hay forma de ver dónde está el invento. Con el segundo, cada línea viene de tu hoja y lo que no venía está señalado aparte, donde lo ves antes de mandarlo.
Guárdalo como plantilla
El primer presupuesto te lleva un rato. El segundo tiene que llevarte lo que tardas en pegar el mensaje del cliente, y eso pasa si guardas el encargo.
Pega el encargo entero en un archivo de texto, junto a la hoja de precios, con los corchetes ya rellenados con los datos de tu negocio. Lo único que quedará por cambiar cada vez es el mensaje del cliente. Cuando subas precios, cambia la hoja y deja el encargo quieto.
Mismo trabajo que la vez anterior, mismas reglas y mismo formato. Te adjunto la lista de precios vigente.
Mensaje del cliente: [pega aquí el mensaje, tal como te llegó].
Recuerda: solo conceptos y precios de la hoja, «Falta cotizar» para lo que no esté, «Lo que supuse» antes del presupuesto, y las dos partes al final: tabla de líneas y correo.Qué no se sube
Una lista de precios parece inocente y rara vez lo es del todo. Antes de adjuntar, deja fuera:
- Tus costos de compra y tus márgenes. La columna que dice a cuánto te lo vende tu proveedor no hace falta para armar un presupuesto de venta. Fuera de la copia que subes.
- Los acuerdos con proveedores. Precios que te dieron bajo reserva, contratos de exclusividad, condiciones de pago negociadas. Suelen tener cláusula de confidencialidad escrita.
- Los datos fiscales y personales del cliente. Identificación fiscal, domicilio, teléfono, correo. El presupuesto se arma con conceptos y cantidades; el nombre y los datos se los pones tú al final, en tu computadora.
- Cualquier dato de pago. Números de cuenta, datos de tarjeta, claves. No entran en un presupuesto y no entran en un chat.
- La lista completa de tus clientes con lo que paga cada uno. Si le haces precio distinto a cada cliente, sube solo la columna del precio que aplica a este.
La prueba rápida: si el archivo que estás a punto de adjuntar le sirviera a tu competencia, no lo adjuntes; adjunta la copia recortada.
Lo que cuesta
No hay que comprar nada. Sirve el asistente de chat que ya pagas, y su versión gratuita alcanza para probarlo con dos o tres presupuestos reales, con el límite de que acepta menos archivos y a veces corta las respuestas largas.
El costo real es el rato de dejar la hoja de precios decente, y ese trabajo te sirve aunque después no uses nada de esto. Si tu hoja ya está ordenada, la primera prueba te lleva lo que dura un café.
Cuando hagas muchos presupuestos, el paso siguiente no es un plan más caro: es una plantilla de documento, para que el presupuesto salga con tu logo sin retocarlo cada vez. Los precios de los planes se miran en la página oficial del producto, con la fecha a la vista.
Qué sigue
- Fija el formato de salida. Si siempre pides la misma tabla con las mismas columnas, los presupuestos se parecen entre sí y se revisan más rápido. Aquí está la guía del formato de salida.
- Escribe el encargo en cuatro líneas. Qué quieres, para quién, con qué datos y cómo lo compruebas. Aquí está la guía.
- Pon la vigencia y el tiempo de entrega en la hoja. Si viven en la hoja, dejan de depender de que tú te acuerdes de escribirlos en el encargo.
- Revisa la lista de precios con fecha. Un presupuesto correcto con precios viejos es un presupuesto equivocado con muy buena presentación.
Preguntas que nos hacen
¿Hace bien las cuentas? No confíes en ellas. Un asistente de chat redacta mejor de lo que calcula, y un error de multiplicación llega con el mismo tono seguro que un acierto. Por eso la suma la hace tu hoja.
¿Puedo subir toda mi lista de precios? La de venta, sí, si no lleva costos, márgenes ni condiciones de proveedores. La que tiene esas columnas, no: sube una copia recortada.
¿Y si el cliente pide algo que no cotizo? Para eso está «Falta cotizar». Lo que el asistente no encuentre en tu hoja tiene que quedarse fuera del total, no aparecer con un precio razonable inventado.
¿Puede mandar el presupuesto por mí? No, y es mejor así. El chat escribe el correo; mandarlo lo haces tú después de revisarlo. Aquí está qué es una alucinación y por qué ese último paso no se automatiza todavía.
¿Sirve si cobro por hora y no por producto? Sirve igual: la hoja lleva el concepto, la unidad de tiempo y el precio de esa unidad, y el mensaje del cliente lleva cuántas unidades.