Presupuestos desde tu hoja de cálculo, sin volver a teclear precios

Prepara la hoja y la petición

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   Ordena la tarifa

   Deja una fila por concepto, con código, descripción, unidad de venta, precio sin IVA, mínimo y fecha de vigencia. Usa encabezados que se entiendan sin explicaciones adicionales. Separa la tarifa de otras tablas y de imágenes que solo muestran los datos. Si una fila está incompleta, anota qué falta y resuélvelo con quien mantiene los precios. El asistente debe trabajar sobre una fuente identificable; una cifra aislada no permite saber si corresponde a una unidad, un paquete o un trabajo completo. Para practicar, usa los conceptos de Imprenta Vega.

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   Crea una copia mínima

   Adjunta solo información autorizada para este uso. Crea un archivo nuevo con las filas necesarias y el precio de venta aplicable; deja fuera costes de compra, márgenes y acuerdos con proveedores. No basta con ocultar columnas. Revisa también el mensaje del cliente y retira nombre, NIF, domicilio, teléfono, correo y datos de pago. Quitar identificadores no autoriza a compartir una tarifa confidencial. Si no tienes resuelto ese permiso, usa los datos del ejemplo. Revisa los controles de privacidad de la cuenta: desactivar el uso para entrenamiento no convierte el chat en almacenamiento local ni sustituye las condiciones de tu empresa.

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   Comprueba la importación

   Vuelve a abrir la copia y revisa la vista previa si importas un CSV. El separador de columnas y la coma decimal son ajustes distintos. Comprueba que el precio siga siendo un número y que las referencias con ceros iniciales se traten como texto. Si las columnas aparecen juntas o desplazadas, configura la importación o utiliza XLSX. No borres comas de nombres ni cambies precios para forzar el formato. Antes de continuar, recorre las filas y compara sus valores con los de la tarifa original.

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   Delimita la petición

   Conserva las cantidades y las unidades del mensaje, aunque la redacción sea informal. Para practicar, la petición es: «Necesito quinientos folletos A5, un diseño básico, dos metros cuadrados de lona y la instalación». El responsable debe aportar las condiciones que falten: vigencia, entrega, pago e impuesto aplicable. No encargues al chat que las deduzca por el tipo de negocio. Si una medida admite interpretaciones, pregunta al cliente antes de cerrar la oferta. Puedes empezar pidiendo una relación de dudas; no necesitas obtener un documento terminado en la primera respuesta.

La tarifa de Imprenta Vega

La instalación no pertenece a la tarifa y no tiene importe: los totales siguientes cubren únicamente las líneas conocidas.

Cómo decidir si la prueba sirve

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   Contrasta cada línea

   Compara referencias y entradas con la copia que has adjuntado: concepto, cantidad, unidad, mínimo y precio vigente. Después compara los importes con el cálculo independiente. Si una línea no coincide, localiza primero el origen: lectura del archivo, interpretación de la petición o fórmula. Corrige ese origen y genera otro borrador. Cambiar solo el total deja sin resolver el fallo que puede reaparecer en el siguiente pedido. La comprobación termina cuando puedes explicar de dónde sale cada línea; no cuando el chat responde que todo está bien.

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   Ensaya los datos ausentes

   Prueba peticiones incompletas antes de usar el método con una oferta real. Quita una cantidad, pide un concepto inexistente y cambia una unidad de venta por otra. Comprueba que el borrador señala el dato pendiente, solicita aclaración y no rellena el hueco con una estimación. En Imprenta Vega, la instalación sirve para esa comprobación: no puede aparecer valorada como si perteneciera a la tarifa. Da por válida esta prueba de preparación de presupuestos solo cuando detectes esos pendientes y las líneas conocidas coincidan con los datos y las cuentas del ejemplo.

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   Resuelve y aprueba

   Cierra las condiciones pendientes con quien pueda decidirlas: cantidades, descuentos si los hay, impuesto, vigencia, plazos y pago. Revisa que el correo no prometa algo que todavía no has confirmado. Solo después añade los datos identificativos localmente y comprueba el destinatario antes de enviar. Guarda la versión que has revisado junto a la tarifa utilizada. Si el cliente cambia la petición, revisa las líneas afectadas y sus totales; no des por aprobada una nueva versión porque conserve el mismo aspecto que la anterior.