¿Puedo meter facturas y datos de clientes en una IA? Lo que dicen el RGPD, el Reglamento de IA y la ley mexicana

«¿Qué porcentaje de seguridad hay al tratar facturas y datos sensibles con la IA?». «¿Cumple la ley, con tantos datos personales de empresas?». «¿Qué licencia necesita una sociedad que trata datos personales?». «¿Y los datos de mis clientes y proveedores?».

Es la duda que más se repite cuando un dueño de negocio se plantea usar IA en serio, y la que peor contestan los vendedores: con un «es seguro» sin decir qué significa. Aquí va la respuesta con las normas delante: el RGPD y el Reglamento de IA para quien opera en España o vende en la Unión Europea, y la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares para quien opera en México.

Sí, puedes usar una IA con facturas y datos de clientes, si se cumplen tres cosas:

1. La herramienta y el plan adecuados. Un plan de empresa o la API, con contrato de tratamiento de datos firmado, y con la promesa escrita de que tus datos no se usan para entrenar los modelos. Los planes individuales de esas mismas herramientas no traen contrato de tratamiento, así que no son el sitio para datos de clientes.
2. Solo los datos que la tarea necesita. La columna, no la hoja entera. Y los datos sensibles y financieros, con reglas aparte.
3. Tú sigues siendo el responsable. El proveedor trabaja por cuenta tuya: informar a las personas, proteger los datos y atender sus derechos sigue siendo tu obligación, no la de la herramienta.

Una aclaración honesta: esto es información para decidir, no asesoría jurídica. Tu caso concreto lo revisa tu asesor con estas normas en la mano.

Hay tres capas, y conviene no mezclarlas.

Primera capa: la protección de datos. Cuando pegas la ficha de un cliente en una IA, tú eres el responsable del tratamiento y el proveedor de la IA es tu encargado: trabaja con los datos por cuenta tuya y siguiendo tus instrucciones. En la Unión Europea, el artículo 28 del RGPD exige que esa relación esté en un contrato que fije el objeto, la duración y la finalidad del tratamiento, y que obligue al proveedor a tratar los datos solo bajo tus instrucciones, a guardar confidencialidad, a aplicar medidas de seguridad, a pedirte permiso para usar subencargados, a ayudarte a atender los derechos de las personas, a borrar o devolver los datos al terminar y a dejarse auditar. Ese contrato es lo que los proveedores llaman DPA (data processing addendum). Si tratas datos personales y no lo tienes firmado, te falta la pieza que el artículo 28 exige, por muy seguro que sea el servicio.

En México, la ley federal vigente desde marzo de 2025 funciona con la misma lógica. Distingue entre el encargado, que trata los datos por cuenta del responsable, y las transferencias a terceros: el artículo 35 solo llama transferencia a la comunicación de datos a terceros «distintos de la persona encargada». Lo que la ley mexicana sí exige en todos los casos es el aviso de privacidad (artículos 14 y 15: identidad del responsable, qué datos se tratan y cuáles son sensibles, finalidades, cómo limitar el uso, cómo ejercer los derechos ARCO y cómo se avisan los cambios), el consentimiento (artículo 7: tácito por regla general, expreso para datos financieros o patrimoniales) y, para datos sensibles, consentimiento expreso y por escrito (artículo 8). Y el artículo 18 obliga a establecer y mantener medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas, y prohíbe que sean menores que las que la empresa ya usa para manejar su propia información.

Segunda capa: a dónde viajan los datos. Muchos proveedores de IA procesan en Estados Unidos, aunque algunos ofrecen residencia de datos en la Unión Europea en sus planes de empresa: es un dato que tienes que preguntar, no suponer. Para una empresa europea eso es una transferencia internacional, y el RGPD (capítulo V) solo la permite con una decisión de adecuación de la Comisión, con garantías como las cláusulas contractuales tipo o con alguna de las excepciones tasadas. Con Estados Unidos existe una decisión de adecuación, el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., adoptada el 10 de julio de 2023 y hoy en vigor, sujeta a revisión periódica de la Comisión como lo estuvieron las dos anteriores: sirve para transferir a empresas estadounidenses que estén certificadas en ese marco, así que lo primero es comprobar si tu proveedor lo está. Para una empresa mexicana, lo que manda es el aviso de privacidad y el papel de encargado del proveedor, como se explica arriba.

Tercera capa: el Reglamento de IA de la Unión Europea. Es la norma nueva y la que más confusión genera. Para una empresa que usa ChatGPT o Claude en tareas normales (redactar, resumir, clasificar correos) el Reglamento la trata como «responsable del despliegue» y le impone pocas obligaciones, pero dos ya están en vigor: desde el 2 de febrero de 2025, la alfabetización en IA del artículo 4 (formar a la plantilla que usa estos sistemas, en la medida de lo posible, según su contexto y su experiencia); y desde el 2 de agosto de 2026, las obligaciones de transparencia del artículo 50: al proveedor le toca que quien habla con una IA lo sepa y que el contenido sintético venga marcado; a ti, como responsable del despliegue, avisar cuando publiques contenido generado o manipulado en los supuestos que el artículo enumera. Las obligaciones de «alto riesgo» (por ejemplo, usar IA para filtrar candidatos o decidir sobre empleados) se pospusieron con la reforma «ómnibus», en vigor desde el 27 de julio de 2026: aplican desde el 2 de diciembre de 2027 para los usos de la lista de alto riesgo y desde el 2 de agosto de 2028 para la IA integrada en productos regulados. A fecha de esta revisión, México no tiene publicada una ley general de inteligencia artificial equivalente; la referencia sigue siendo la ley de datos personales.

Cuatro pasos, en este orden. Ninguno necesita un abogado para empezar; el último sí para cerrar.

El «porcentaje de seguridad» no es una medida que nadie publique. La seguridad no se expresa en una cifra, sino en una lista de controles: cifrado, auditorías, quién puede ver los datos y cuánto tiempo se guardan. Los proveedores serios publican esa lista (OpenAI, por ejemplo, declara cifrado AES-256 en reposo, TLS 1.2 o superior en tránsito y auditoría SOC 2 de tipo 2). Lo que ninguna lista cubre es lo que pasa en tu lado: quién pega qué, desde qué cuenta y con qué permisos.

La promesa del proveedor no traslada tu responsabilidad. Si alguien de tu equipo pega la hoja de clientes en un plan individual, el que responde ante la autoridad y ante el cliente es tu negocio. Las multas están en la tabla siguiente, con su fuente.

«Por defecto no entrenamos» tiene letra pequeña. En OpenAI, los datos de empresa pueden pasar por clasificadores automáticos y, en casos tasados, por revisión humana para investigar abusos; y si alguien activa la opción de compartir datos «para mejorar el servicio», esa promesa cambia. Léelo en su página, no en la presentación comercial.

La ley mexicana cambió en 2025. La nueva Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares se publicó en el Diario Oficial el 20 de marzo de 2025 (última reforma, 14 de noviembre de 2025) y abrogó la ley de 2010. Tras la reforma constitucional de simplificación orgánica (DOF, 20 de diciembre de 2024), las funciones que tenía el INAI pasaron a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, que es la autoridad que la ley designa (artículo 2, fracción XV). Si tu aviso de privacidad todavía cita al INAI, está desactualizado.

Seis preguntas al proveedor, por escrito. Si alguna no tiene respuesta clara, no es el plan para tus datos.

1. ¿Usan mis datos para entrenar sus modelos? ¿Dónde lo dice, y qué pasa si un usuario activa «compartir para mejorar»?
2. ¿Firman un contrato de tratamiento de datos (DPA)? ¿Puedo verlo antes de pagar?
3. ¿Dónde se procesan y se guardan los datos, y durante cuánto tiempo? ¿Puedo fijar yo la conservación?
4. Si estoy en la UE: ¿están certificados en el marco UE-EE. UU. o me dan cláusulas contractuales tipo? Si estoy en México: ¿aceptan actuar como encargado bajo mi aviso de privacidad?
5. ¿Quién de su empresa puede ver mis conversaciones y en qué casos?
6. ¿Qué auditorías tienen (SOC 2, ISO 27001) y dónde publican el informe?

Y dos preguntas para ti: ¿qué datos, exactamente, necesita la tarea? ¿Y quién revisa lo que la IA devuelve antes de que salga hacia un cliente?

Todas consultadas el 22 de septiembre de 2026.

• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículos 28, 44 a 49 y 83: EUR-Lex.
• Reglamento (UE) 2024/1689 (Reglamento de IA), artículos 4, 50 y 113: EUR-Lex; calendario de aplicación y reforma «ómnibus» según la Comisión Europea.
• Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., decisión de adecuación del 10 de julio de 2023: Comisión Europea.
• Agencia Española de Protección de Datos, «Exactitud, idoneidad y calidad de los datos en tratamientos de datos personales con Inteligencia Artificial», lectura complementaria sobre calidad del dato: AEPD.
• Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (DOF 20 de marzo de 2025; última reforma DOF 14 de noviembre de 2025), artículos 2, 7, 8, 14 a 18, 35, 36 y capítulo de sanciones: Cámara de Diputados.
• OpenAI, «Privacidad empresarial en OpenAI» (actualizada el 8 de enero de 2026): openai.com.
• Anthropic, «Updates to Consumer Terms and Privacy Policy»: anthropic.com.

Esta pieza es información para decidir, no asesoría jurídica. Se revisa cada mes; si una norma o un proveedor cambia, cambia la pieza.