¿Puedo meter facturas y datos de clientes en una IA en España?

Lista práctica antes de subir una factura

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   Define la tarea

   Deja escrita la finalidad concreta: extraer campos, clasificar documentos o preparar un borrador. Anota quién decide y qué base jurídica la permite. Y compara si una hoja de cálculo lo resuelve sin enviar nada a otro proveedor.

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   Reduce la información

   Haz una prueba con archivos ficticios antes de autorizar datos reales. Revisa nombres, DNI o NIE, domicilios, correos, cuentas bancarias, notas y metadatos. Retira lo que no intervenga en el resultado buscado. Si una persona sigue siendo identificable, trata el archivo como dato personal. La instrucción que escribes al modelo, llamada prompt, también puede incluir información del cliente; comprueba lo que pegas junto al documento, no solo el adjunto.

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   Autoriza cuenta y cadena

   Comprueba qué cuenta y contrato se usan. Conserva el acuerdo aplicable al plan y a la empresa correcta. Identifica los otros proveedores que reciben datos por ese servicio y, si trabajas por cuenta de un cliente, la autorización que necesites. Evita cuentas compartidas de empleados. Decide qué herramienta está permitida y para qué documentos; una prohibición general no sustituye conocer qué hace ya el equipo con las facturas.

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   Localiza el tratamiento

   Separa entrenamiento, conservación y acceso. Documenta los ajustes y las excepciones del plan. Identifica dónde se guardan y procesan los datos y desde dónde se accede a ellos. Si hay transferencias internacionales, comprueba el mecanismo y las medidas aplicables. Las cláusulas contractuales tipo son un instrumento jurídico para esas transferencias; no prometen por sí mismas que todo ocurra en la Unión Europea. Incluye archivos, registros y copias en la revisión.

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   Informa y documenta

   Revisa la información de privacidad: finalidad, base jurídica, destinatarios, transferencias y conservación. Actualiza el registro de actividades, el listado de para qué usas datos personales, e identifica la herramienta y el uso autorizado para poder explicarlo.

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   Valora riesgos y permisos

   Limita quién puede subir y consultar documentos y aplica medidas acordes al riesgo. La evaluación de impacto, un análisis previo más detallado, es obligatoria cuando el tratamiento puede entrañar alto riesgo; el nombre IA no basta para decidirlo. Aparta datos de salud, menores o decisiones con efectos importantes sobre una persona, como denegar un servicio, hasta completar su análisis específico.

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   Asigna una revisión real

   Determina quién contrasta con el original antes de contabilizar, pagar o enviar una respuesta. La IA propone y esa persona comprueba los campos relevantes, los duplicados y las dudas. Una aprobación automática al final no aporta revisión humana real a una decisión significativa. Durante el piloto, mide precisión, correcciones y tiempo de comprobación. Si no puedes comprobar el resultado, todavía no tienes un proceso preparado para usar documentos de clientes.

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   Prepara la salida

   Establece borrado e incidentes: quién elimina archivos, retira accesos y atiende derechos, y a quién avisa el equipo si sube algo indebido. Documenta cualquier brecha, un acceso o pérdida de datos no autorizado, y evalúa sus consecuencias para las personas. Define también la formación necesaria según las tareas y conserva evidencia de las medidas adoptadas. La política debe explicar el trabajo permitido y cómo actuar ante una duda. Revísala cuando cambien el servicio, las condiciones o el uso de los documentos.