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Al terminar esta guía tienes dos encargos que te van a durar años: uno para que la IA te redacte correos y propuestas que suenen a ti, y otro para que resuma documentos largos sin meter cosas que no están en el original. Uno para la hoja en blanco, otro para la pila de lectura.
Buscar «IA para redactar textos» o «resumir textos con IA» acaba parecido: un texto correcto que suena a nadie. El problema no es el asistente: es que nadie le enseñó tu voz, y nadie le pidió cuentas sobre el resumen. Las dos cosas se arreglan con dos encargos.
No instalas nada. No abres una terminal. No creas cuentas nuevas. Se hace con el asistente de chat que ya usas.
Necesitas tres cosas: muestras de cómo escribes de verdad —correos tuyos ya enviados, no textos rehechos para la ocasión—, un par de documentos largos que quieras resumir, y un rato para comprobar la primera tanda, que es la única parte del método que no se delega.
El método en cuatro palabras
Enseñar → encargar → comprobar → guardar.
- Enseñar es darle muestras de cómo escribes, para que escriba como tú y no como un manual de bienvenida.
- Encargar es pedir con reglas: qué quieres conseguir, qué no quieres decir y, en el resumen, de dónde salió cada afirmación.
- Comprobar es, en los textos, leerlos con tu criterio antes de mandarlos; en los resúmenes, abrir el original y buscar las citas que te dio.
- Guardar es quedarte con los encargos que funcionaron en un archivo de texto, para que el segundo correo te cueste un minuto.
La tercera sostiene a las demás. El asistente redacta con una seguridad que no corresponde a su puntería: escribe bonito y resume con relleno. Quien comprueba eres tú.
Prepara tu voz y tus materiales
Reúne muestras tuyas, de las enviadas
Tres o cuatro correos que sí mandaste y una propuesta tuya. Tuyos de verdad: no valen plantillas que te bajaste ni textos de otra persona de la empresa, porque el asistente va a copiar esa voz, no la tuya. Compruébalo: léelas en voz alta; si las dirías tal cual al teléfono o en el mostrador, valen. Si no sale: si no tienes nada escrito por ti, redacta primero un correo de muestra sin ayuda; diez líneas bastan.
Depura las muestras antes de pegarlas
A los correos tuyos quítales nombres de clientes, montos y asuntos delicados: cambia los nombres por «Cliente A» y borra las cifras que no hacen falta para que el texto suene a ti. Compruébalo: busca dentro de las muestras palabras como cuenta, domicilio, teléfono o contrato. Si no sale: cuando un correo no se deje depurar, no lo uses de muestra; elige otro.
Elige bien qué documento vas a resumir
Empieza por uno que conozcas: así sabes si el resumen acierta. Y que no sea un documento que te entregaron bajo reserva, porque el original también viaja cuando lo pegas. Compruébalo: pregúntate si podrías reenviar ese documento a un proveedor de confianza; si contiene datos de clientes o información reservada, no lo subas a un chat personal. Usa una versión realmente anonimizada o una vía de empresa con contrato y autorización para ese tratamiento.
Una tarea por conversación, y conversación nueva para cada tarea
La voz que enseñaste vive en esa conversación; si mezclas el resumen de la resolución con el correo al cliente, el asistente arrastra tono y contenido de una cosa a la otra. Compruébalo: cuando cambies de tarea, conversación nueva y pega otra vez las muestras. Si no sale: si a mitad de una conversación el tono se te fue, no lo corrijas mensaje a mensaje; abre otra y empieza limpio.
Ten el original a la mano cuando resumas
El resumen se comprueba contra el documento, no contra tu memoria. Compruébalo: deja abierto el archivo que resumiste mientras lees el resumen. Si no sale: si ya lo cerraste, ábrelo otra vez antes de aceptar el resumen; comprobarlo después, con el texto ya mandado, es comprobar tarde.
Te voy a pasar muestras de cómo escribo, para que a partir de ahora escribas como yo.
Muestras: [pega aquí tres o cuatro textos tuyos ya depurados: correos, una propuesta, un mensaje largo].
Antes de hacer nada, descríbeme en cuatro líneas cómo hablo: trato formal o directo, cómo saludo, cómo despido, qué palabras repito.
Eso sí: copia mi voz, no mis errores. Corrige mis faltas de ortografía.
A partir de ahora, todo lo que escribas para mí va con esa voz. Si un encargo necesita otro tono, te lo digo en el encargo.Encárgale correos y propuestas
Con la voz enseñada, el correo se encarga con contexto y límites: a quién le escribes, qué quieres conseguir y cómo no quieres sonar. Sin esas tres cosas sale un correo genérico con tu firma.
Escríbeme un correo con mi voz.
Para: [quién es y cómo se hablan].
Contexto: [qué pasó antes, en una línea].
Qué quiero conseguir: [que conteste, que apruebe, que espere, que pague].
Cómo no quiero sonar: [frío, insistente, demasiado amable].
Dame dos versiones: una de tres líneas y una con un párrafo más de contexto. Propón dos asuntos.La propuesta lleva lo mismo y una regla más: nada de datos que tú no le diste.
Escribe una propuesta con mi voz.
Cliente y encargo: [qué pidió, tal como te lo pidió].
Mi oferta: [qué le propones, en tus palabras].
Condiciones: [plazo, vigencia y forma de pago].
Estructura: qué le entrego, en cuánto tiempo, cuándo vence la oferta y el siguiente paso.
Si te falta un dato para cerrar la propuesta, ponlo en una lista aparte titulada «Falta preguntar». No inventes precios, fechas ni condiciones que yo no te di.Resúmenes con citas para comprobar
El vicio del resumen es el relleno: completar con conocimiento general lo que el documento no dice. Pide una cita del original por afirmación y comprueba contra el documento las afirmaciones que vayas a usar: el modelo también puede equivocarse al citar.
Te adjunto un documento: [qué es, de qué trata, para quién es].
Hazme un resumen para alguien que no va a leer el original: lo esencial primero, en pocas frases.
Después del resumen, una lista titulada «De dónde salió»: cada afirmación del resumen con la frase textual del original que la respalda y el apartado donde está.
Si una afirmación no tiene respaldo en el original, quítala del resumen.
Si el documento se contradice a sí mismo, dime en qué partes; no elijas por mí.Comprueba el resumen contra el original
Lee el resumen con el archivo abierto y elige dos o tres citas de la lista «De dónde salió»: búscalas en el original. Si aparecen, esa parte del resumen se sostiene. Si una cita no aparece, o aparece pero dice otra cosa, ya sabes lo que pasó: el asistente rellenó con lo que sabía del tema, no con lo que decía tu documento. Aquí está qué es una alucinación.
Cuando eso pase no discutas con él: recorta el encargo. Pídele que resuma solo los apartados que te importan, con la misma lista de citas, y vuelve a comprobar. Un resumen corto y cierto le gana a uno largo y verosímil.
Así no
«Resúmeme este documento.»
Así sí
El encargo del resumen con la lista «De dónde salió»: cada afirmación con su frase textual y su apartado.
El primero devuelve un resumen elegante que mezcla el documento con lo que el modelo sabe del tema, y no hay forma de distinguir cuál es cuál. El segundo trae, dentro del mismo mensaje, lo que necesitas para comprobarlo en dos minutos.
Qué no pegas
Las muestras de tu voz y los documentos a resumir viajan igual que un adjunto: salen de tu computadora. Antes de pegar, deja fuera:
- Los datos de clientes en las muestras. Correos tuyos con nombre, domicilio, teléfono o montos: cambia los nombres por «Cliente A» y quita las cifras que no hacen falta para la voz.
- Documentos que te entregaron bajo reserva. Contratos con cláusula de confidencialidad, expedientes, peritajes. El resumen de algo confidencial también es confidencial.
- Salud, nóminas y datos bancarios. Historias clínicas, sueldos de tu equipo, estados de cuenta y cualquier contraseña o clave de acceso.
- Documentos de terceros con datos personales. Si el original trae identificaciones de otras personas y el resumen no las necesita, pégalo con los nombres cambiados.
La regla práctica cabe en una pregunta: si este texto se filtrara mañana, ¿a quién le haría daño? Si la respuesta es «a un cliente» o «a alguien de mi equipo», entra a la conversación depurado o no entra. Qué puedes pegar según el plan que pagas está en ¿Puedo meter datos de clientes en una IA?.
Lo que cuesta
No hay que comprar nada. El plan gratuito del asistente que ya usas puede bastar para probar estos encargos: enseñar la voz, pedir correos y resumir documentos. Comprueba sus límites y revisa cada resultado.
Lo que cuesta de verdad es la primera vez: reunir y depurar las muestras, y comprobar la primera tanda de resúmenes. Eso se hace una vez. Después, cada correo y cada resumen son pegar, encargar y leer.
Si el volumen crece, el paso siguiente es un plan de pago del mismo asistente. Qué cuesta cada plan está en la página de precios de cada producto, y cambia: mírala con la fecha a la vista.
Qué sigue
- Guarda tus encargos. Los que funcionaron, pegados en un archivo de texto junto a tus muestras depuradas. Eso es una plantilla de encargo, y el segundo correo te cuesta un minuto.
- Enseña la voz con ejemplos, no con adjetivos. Decir «escribe formal pero cercano» rinde menos que tres correos tuyos. Aquí está por qué funcionan los ejemplos en un encargo.
- Lleva el método a las reseñas. Los comentarios de clientes se contestan con la misma voz y el mismo control: mismo método, textos más cortos.
- Revisa tus muestras cada año. Tu forma de escribir cambia; las de hace tres años te hacen sonar a quien ya no eres.
Preguntas que nos hacen
¿Cuántas muestras de mi voz hacen falta? Con tres o cuatro bien elegidas alcanza: un correo cotidiano, uno delicado y una propuesta. Más muestras no mejoran la voz; sí alargan la conversación.
¿Y si escribo mal? Mejor: el encargo le pide copiar tu voz, no tus faltas. Corrige la ortografía y conserva el ritmo.
¿Puedo mandar los textos sin revisarlos? Los correos cortos, tras una lectura; todo lo que compromete —propuestas, cifras, plazos— se revisa con calma. Lo que sale del chat es un borrador, aunque se vea terminado.
¿Sirve para resumir varios documentos a la vez? Sirve para pocos. Cuando son muchos y se consultan seguido, lo que corresponde es montar un chat sobre tus documentos: aquí está cómo montarlo.
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