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Al terminar esta guía tienes la presentación de la reunión: el esquema, el guion de cada diapositiva y las cifras que salieron de tu hoja de cálculo, no de la cabeza del asistente. Hacer presentaciones con inteligencia artificial ahorra mucho tiempo cuando no se hace mal, porque el asistente redacta tan bien que una cifra inventada pasa por buena hasta que alguien la pregunta en la reunión. Aquí la IA ordena y redacta; los números salen de tu hoja; y cada dato se revisa antes de proyectar nada.
No instalas nada. No abres una terminal. Se hace con el asistente de chat que ya usas, cuya versión gratuita alcanza para probar, y con la herramienta de presentaciones que ya tengas.
Necesitas tres cosas: saber para qué reunión es y cuántos minutos hablas tú, la hoja de cálculo con las cifras que vas a enseñar, y una copia de esa hoja sin lo que no debe salir de tu computadora.
El método en cuatro palabras
Esquema → hoja → guion → diseño.
- Esquema es decidir qué vas a decir antes de cómo se ve: una idea por diapositiva, en orden.
- Hoja es subir la copia limpia de tus cifras y prohibirle al asistente todo número que no esté en ella.
- Guion es pedir el título, el texto y la cifra de cada diapositiva, con el origen de cada número.
- Diseño es pasar ese guion a la herramienta de presentaciones que ya usas, con tu plantilla de siempre.
El paso que la gente se salta es el segundo. Pedirle «una presentación de resultados» y dejar que ponga las cifras es el atajo que arruina la reunión: salen números verosímiles que no son tuyos. Los números no se generan; se importan de la hoja.
Prepara el esquema y la hoja
Escribe para qué es la reunión
Antes de cualquier encargo: quién la ve, cuántos minutos hablas tú y qué tiene que pasar al final —una decisión, un visto bueno, un plan—. Compruébalo: escribe las tres respuestas, una línea cada una; si alguna no la puedes escribir, la presentación todavía no sabe qué es. Si no sale: cuando la reunión no tiene una decisión clara, presenta un solo mensaje; dos mensajes en cinco diapositivas es media reunión perdida.
Arma el esquema en cinco o seis líneas
Una línea por diapositiva, con la idea y nada más: «cómo nos fue», «qué línea cayó», «qué hacemos ahora». Compruébalo: lee el esquema en voz alta; si la historia no se entiende sin diapositivas, falta una línea. Si no sale: cuenta la reunión como se cuentan las cosas, así nos fue, por qué pasó, qué sigue.
Haz la copia de la hoja, recortada
De tu hoja original a una copia, y en la copia solo lo que se va a enseñar: el período, las filas y las columnas de la presentación. Fuera costos, márgenes y nombres de clientes. Compruébalo: recorre las columnas de la copia diciendo en voz alta cuál va en una diapositiva; la que no va, se borra. Si no sale: cuando una columna sirva para calcular pero no para enseñar, calcula en tu hoja y sube solo el resultado.
Di qué significa cada columna
El asistente no ve tu negocio: ve celdas. «Importe neto en euros» le dice más que «IMP_NET». Una línea por columna, dentro del encargo. Compruébalo: pídele a alguien del equipo que lea tus explicaciones y diga si entiende la hoja sin abrirla. Si no sale: cuando una columna sale de un cálculo raro, explica el cálculo, no el nombre.
Elige la plantilla antes del guion
La plantilla —colores, tipografía, logo— se decide antes, porque el guion se escribe para caber en ella. Compruébalo: pon el título más largo de tu esquema en una diapositiva de la plantilla; si queda apretado, el guion tendrá que escribir títulos más cortos. Si no sale: cuando la plantilla la fija un cliente o un tercero, consíguela antes de encargar nada.
Voy a armar una presentación para esta reunión:
Quién la ve: [tu equipo / dirección / un cliente].
Cuántos minutos hablo: [minutos].
Qué quiero que pase al final: [decisión, visto bueno o plan].
Mi esquema, una línea por diapositiva:
1. [línea]
2. [línea]
3. [línea]
Sin agregar contenido, revisa el esquema: qué falta, qué sobra y qué línea va antes que otra, con una razón en cada caso.
No pongas cifras ni datos: todavía no te di ninguno.Te adjunto la copia de mi hoja de cálculo con las cifras de la presentación.
Columnas y qué significa cada una:
[encabezado]: [qué es]
[encabezado]: [qué es]
El esquema aprobado es este: [pega tu esquema].
Escribe el guion diapositiva por diapositiva, así:
- Título: una frase con el mensaje, no con el tema.
- Texto: máximo [número] palabras.
- Cifra que la sostiene: el número exacto como aparece en la hoja, y de qué fila o columna lo sacaste.
- Nota para presentar: una línea de lo que se dice de viva voz y no está escrito.
Regla dura: no uses ningún número que no esté en la hoja. Si una diapositiva necesita una cifra que no tienes, escribe «falta este dato» y sigue.Revisa cada cifra antes de diseñar
El guion llega con cada cifra y su origen: esa pareja es la que hace la presentación defendible. La revisión es mecánica: abre la hoja, ve al origen de cada cifra y mira que el número sea el mismo. Es la verificación de datos en treinta segundos aplicada a diapositivas.
Tres trampas de las presentaciones, más que la cifra mal copiada:
- El período. «Ventas del trimestre» que en la hoja son ventas del año hasta la fecha. Mira las fechas de las filas del origen, no el título de la columna.
- La agregación. Si enseñas el total de una línea de producto, el origen es la suma de esa línea, no la suma general.
- El redondeo. Que el guion cite el número de la hoja y lo redondee una sola vez, al escribirlo. Un número redondeado dos veces ya no es tu número.
Si una cifra no se puede rastrear hasta la hoja, no se proyecta: se cambia por «falta este dato» o se consigue el dato.
Del guion a las diapositivas
El diseño se hace en la herramienta que ya usas, con la plantilla de siempre. El guion se pasa diapositiva por diapositiva: título, texto, cifra, y cada diapositiva ya viene decidida.
Dos reglas de este paso. La cifra se copia y se pega desde el guion, no se teclea de memoria: los dígitos que se teclean dos veces se teclean mal una. Y si una diapositiva queda llena, sobra texto; no se achica la letra.
Hay herramientas que arman las diapositivas desde un guion. Si la tuya lo trae, pruébalo con esta misma presentación; el guion revisado sirve igual.
Así no
«Hazme una presentación con los resultados del trimestre.»
Así sí
La hoja adjunta, el esquema aprobado y el encargo del guion: título con mensaje, máximo tantas palabras, cada cifra con su fila o columna, y «falta este dato» para lo que no esté.
Del primero sale una presentación verosímil con cifras que no son tuyas y sin forma de notarlo. Del segundo, cada número tiene dueño: la fila de tu hoja de donde salió.
Qué no se sube
La copia que subes lleva cifras de tu negocio; revisa qué más lleva antes de adjuntar:
- Las columnas de costo y margen. Para la reunión de equipo quizá hacen falta; para fuera, fuera. La regla de la copia recortada de los presupuestos desde una hoja de cálculo aplica aquí igual.
- Los nombres de clientes con lo que compra cada uno. Cambiar los nombres no basta: compras, importes o fechas pueden seguir identificando a alguien. Antes de subir la hoja, quita identificadores y combinaciones que permitan reconocer a clientes; usa datos ficticios o agregados, o un plan de empresa con su contrato si necesitas tratar datos personales.
- Datos de tu equipo. Nóminas, evaluaciones, incidencias con nombre. Si basta la cifra agregada, sube la agregada.
- Identificaciones y números de cuenta cuando de un contrato solo necesitas un número.
La prueba rápida: si esta copia se le mandara por error al proveedor equivocado, ¿qué se sabría de tus clientes y de tu gente? Lo que se sabría, no sube.
Lo que cuesta
Hacer presentaciones con IA gratis, para probar, se puede: comprueba si tu asistente y tu plan permiten adjuntar la hoja y en qué condiciones; si no, describe las columnas y usa una muestra ficticia. Para el uso de todas las semanas, los planes y precios se miran en su página oficial.
El costo real es la primera vez: decidir el esquema, recortar la hoja y revisar las cifras. Guardar el esquema y el encargo revisado facilita las siguientes: el encargo se convierte en una plantilla que pegas y rellenas.
Qué sigue
- Guarda el encargo del guion en un archivo de texto. Con los corchetes ya rellenados; cada presentación empieza pegándolo.
- Después de la reunión, el acta. Los acuerdos con responsables y fechas, sin volver a escucharla: de la reunión al acta.
- Repite el corte de la hoja cada período. La presentación del trimestre que viene se arma con la hoja del trimestre que viene: misma copia recortada, números nuevos.
- Fija el formato del guion. Mismos apartados por diapositiva siempre, y tus presentaciones se revisan solas.
Preguntas que nos hacen
¿La IA no arma las diapositivas sola? Algunas herramientas arman diapositivas a partir de un guion, y vale la pena probarlas si ya las usas. Esta guía va antes: qué dices y con qué cifras. Eso lo sigues decidiendo tú.
¿Y si mi presentación no lleva cifras? El método sin la hoja: esquema, encargo de revisión y guion sin números. La regla se queda: si el asistente agrega datos que no le diste —fechas, nombres, estudios—, se quitan.
¿Puede inventarse una cifra aunque le prohíba los números? Puede. La prohibición reduce las invenciones; la revisión caza las que quedan.
¿Sirve para presentarle a un cliente? Sí, con la copia recortada: sin costos, sin márgenes y sin la cartera completa.
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