Stock y pedidos: una tarea, un agente

En un comercio, una distribuidora o un taller, el stock se controla con una mezcla de sistema y memoria. El sistema dice cuánto hay; la persona que lleva el almacén sabe cuánto hay de verdad, qué se vende más rápido de lo que dice el sistema y qué proveedor tarda dos semanas. El pedido se hace cuando alguien nota que falta, o cuando un cliente pregunta por algo que no está. Y el conteo, cuando toca inventario, descubre lo que el sistema llevaba meses sin saber.

Las dos pérdidas son conocidas: la venta que se pierde por desabasto y el dinero parado en lo que no rota. Las dos se ven tarde porque nadie mira el stock cada mañana con las ventas al lado.

Es una tarea con una parte de regla (reordenar cuando se baja del mínimo) que algunos sistemas resuelven por regla si alguien configura los mínimos (Odoo, por ejemplo, publica reglas de reabastecimiento; mira qué publica el tuyo), y una parte de criterio (qué mínimos, qué proveedor, qué temporada, qué producto ya no conviene reponer). El agente entra en la segunda parte, y propone; el pedido lo apruebas tú.

Hace: cada mañana lee existencias y ventas recientes de tu sistema; te enseña lo que va a faltar antes de que llegue el siguiente pedido, con el ritmo de venta al lado; propone el pedido a cada proveedor con cantidades y su porqué; marca lo que lleva demasiado tiempo sin moverse; comprueba que las entradas del día estén registradas y te avisa de las que faltan (Alegra, por ejemplo, digitaliza remisiones y entradas desde una foto a partir del plan Pro, y ahí lo hace el propio sistema); y redacta el mensaje al proveedor para que lo apruebes.

No hace: no manda pedidos ni compromete dinero sin tu aprobación; no cambia precios ni mínimos por su cuenta; no decide dejar de vender un producto; no cuenta el almacén físico (eso sigue siendo una persona y una tarde); y no arregla un catálogo desordenado: si hay tres códigos para el mismo producto, primero se limpia el catálogo.

Lo que puede pasar a autónomo con el tiempo: el aviso diario de faltantes y el borrador del pedido. La aprobación del pedido conviene mantenerla, porque compromete dinero y depende de cosas que el sistema no sabe (una promoción que viene, un proveedor que cambió, una temporada).

Depende de dónde vive tu inventario. Los sistemas con API o servidor MCP dejan que el agente lea existencias y ventas a diario; los que no las publican exigen un desarrollo sobre el SDK del fabricante, un conector de un tercero o trabajar sobre exportaciones. La ficha de cada sistema, en esta serie, recoge lo que publica su fabricante, con fecha.

• Un catálogo limpio: un código por producto y las entradas registradas cuando llegan; el agente hereda el desorden que encuentre.
• Mínimos y plazos de proveedor cargados, aunque sea a ojo la primera vez: se corrigen con las semanas.
• Los criterios por escrito: temporadas, promociones, productos que se dejan morir, cantidades mínimas de pedido.
• Permisos acotados y un plan de empresa en la herramienta de IA, con contrato de tratamiento de datos, porque pasan proveedores, precios de compra y ventas.
• Cinco minutos al día para la lista de faltantes y los pedidos propuestos.

Los renglones: el plan del sistema que incluye inventario y, si la publica, la API o el MCP (las fichas de esta serie recogen lo que publica cada fabricante; en Holded, por ejemplo, el inventario es un complemento de pago, según su ficha); el plan de empresa de la IA; las horas de limpiar el catálogo y de probar en seco; el mantenimiento cuando cambian proveedores o temporadas; y el rato de quien aprueba. Sin cifras aquí: dependen de tu catálogo y de tu sistema.

Lo que libera se mide con tres datos tuyos: las ventas perdidas por desabasto que conozcas (los «no hay» que te pidieron), el dinero parado en productos sin rotación, y las horas de la semana que se van en mirar existencias y hacer pedidos. Mídelos antes de montar nada.

• El sistema que miente. Si las entradas no se registran cuando llegan o las mermas no se apuntan, el agente calcula sobre existencias falsas. Primero disciplina de registro, después agente.
• El código duplicado. Tres códigos para el mismo producto hacen que uno parezca agotado y otro sobrado. Se limpia antes.
• La temporada que el agente no conoce. Diciembre, vuelta al colegio, la feria del pueblo: van en los criterios, o el agente propone pedidos de un mes normal.
• El proveedor que cambió el plazo. Se le dice; si no, el pedido llega tarde igual que antes.
• El pedido «por si acaso». Un agente sin límites de cantidad mínima y máxima puede proponer llenar el almacén. Los topes van escritos.

• Las fichas de Odoo, Alegra y CONTPAQi Comercial Premium, con lo que publica cada sistema sobre inventario y sobre cómo se conecta con una IA: Alegra, servidor MCP y digitalización de remisiones y entradas desde una foto a partir del plan Pro; Odoo, API externa (en Odoo Online, en el plan Personalizado); CONTPAQi, desarrollo sobre su SDK o exportaciones. Con fecha..
• Agente autónomo y agente con aprobación, para decidir qué parte puede salir sola.
• Emitir facturas y perseguir cobros: una tarea, un agente, la primera tarea de esta serie.

Esta guía no lleva cifras de ahorro: las tuyas salen de medir los «no hay», el dinero parado y las horas de pedidos antes y después.