Automatización · Pedidos y stock
El pedido entra por WhatsApp y el stock ya lo sabe.Sin copiarlo a mano, sin descubrir el jueves que faltaban cajas el lunes.
En muchos negocios los pedidos llegan por mensaje, por voz o por correo y alguien los pasa al sistema a mano, cuando puede. Una automatización lee el pedido, lo confirma con el cliente, lo registra, descuenta el stock y avisa cuando un producto baja del mínimo. La persona revisa las excepciones, no cada pedido.
Distribuciones Aldana · WhatsApp
Almacén · stock en tiempo real
| Producto | Stock | Mínimo |
|---|---|---|
| Guantes nitrilo M · caja 100 | 48 | 30 |
| Mascarillas FFP2 · caja 20 | 41 | 20 |
| Gel hidroalcohólico 500 ml | 75 | 40 |
| Batas desechables · paq. 10 | 26 | 15 |
Ejemplo guionizado. En el negocio real, el asistente se presenta como IA.
Pedido guionizado con un negocio inventado. La tabla es el stock del almacén tal como lo vería el responsable: baja al confirmar y marca lo que hay que reponer.
El problema
El pedido llega por tres sitios y se apunta a mano en uno.
Copiar pedidos
WhatsApp, correo, una llamada. Alguien los pasa al sistema al final del día y a veces se cuela un cero.
El stock va con retraso
La cifra del sistema es la de ayer. Se vende lo que ya no hay y se descubre al preparar el envío.
La reposición se hace de memoria
Se pide al proveedor cuando alguien ve la estantería vacía, no cuando el dato lo dice.
Nadie confirma al cliente
El cliente no sabe si su mensaje se leyó hasta que llega, o no llega, el pedido.
Qué hace
Lee, confirma, registra y avisa.
La automatización entiende el pedido tal como lo escribe el cliente, lo traduce al catálogo del negocio y no da nada por hecho: confirma antes de registrar.
- 1
Entiende el pedido
Cantidades, productos y fecha aunque vengan en lenguaje corriente («10 geles», «lo de siempre»), a partir del catálogo y del historial del cliente.
- 2
Confirma con el cliente
Devuelve el pedido ordenado con precios si toca y espera el «correcto». Si hay dudas, pregunta.
- 3
Registra y descuenta
Crea el pedido en el sistema (ERP, hoja de cálculo o tienda) y actualiza el stock al momento.
- 4
Avisa de lo que hay que reponer
Cuando un producto baja del mínimo, propone la compra al proveedor con la cantidad habitual; alguien la aprueba.
Qué necesita
Catálogo, canal y un sitio donde vive el stock.
- 01
El catálogo con nombres y sinónimos
Lo que vende el negocio, cómo lo llaman los clientes y las unidades (caja, paquete, unidad). Se afina con pedidos reales.
- 02
El canal por el que llegan los pedidos
WhatsApp Business, un correo de pedidos o el teléfono (con la recepcionista por voz).
- 03
Dónde está el stock
El ERP, la tienda online o una hoja de cálculo. Si hoy no hay ninguno, se empieza por una hoja que se mantiene sola.
La cuenta
Lo que cuesta, frente a pasar pedidos a mano y quedarte sin género.
Imagina una distribuidora donde alguien pasa tres horas al día los pedidos de WhatsApp al sistema, y alguna vez al mes falta un producto que se vendía.
Ejemplo con supuestos · euros, España
- Horas al mes en pasar pedidos al sistema
- 66 h
- Costo de una hora de esa persona, con cotizaciones
- 15 €
- Tiempo que libera la IA: dos tercios del tiempo, ya descontada la revisión
- 44 h
- Esas horas, en dinero
- 660 €
- Dos pedidos al mes que hoy se pierden por rotura de stock: si el aviso de reposición evita uno, a 200 € de margen
- 200 €
- Lo que vale al mes
- 860 €
- Lo que cuesta al mes la automatización
- 120–350 €
En este ejemplo, la persona que hoy hace esta tarea dedicaría 44 horas al mes a lo que necesita criterio, y lo que libera vale más que lo que cuesta la automatización al mes.
Si estos supuestos fueran los tuyos, la puesta en marcha se cubriría en 5–16 meses. Son horas y oportunidades supuestas, no dinero en caja: la cuenta buena se hace con tus datos.
Horas al mes × costo por hora × parte del tiempo que libera la IA (+ oportunidades supuestas) − cuota mensual
Supuestos de un negocio imaginario, no resultados de clientes. Cambia cada número por el tuyo (en México, tu costo por hora y tu moneda); en el diagnóstico hacemos esta cuenta con tus datos reales.
Montaje y costo
De tres a seis semanas según cómo esté el catálogo.
Rangos orientativos para un negocio con un almacén y un catálogo de cientos de referencias. El precio exacto se da por escrito tras el diagnóstico.
- Tiempo3–6 semanas
Catálogo y sinónimos, conexión con el canal y el sistema, pruebas con pedidos reales de un mes.
- Puesta en marcha3.000–8.000 €
Depende sobre todo de si el ERP se puede conectar o hay que trabajar con exportaciones.
- Al mes120–350 €
Uso de la IA y de los canales, más la revisión de los pedidos que quedan pendientes.
- Revisión humanaExcepciones
Productos nuevos, cantidades raras, clientes sin historial y todo lo que toca precio o crédito.
Un catálogo sin ordenar es lo que más alarga el proyecto: en el diagnóstico se ve en qué estado está y se te dice el plazo real.
Contar mi casoPara qué negocios
Donde se vende por mensaje y se repone por intuición.
Distribuidores y mayoristas
Pedidos recurrentes de clientes fijos, entregas por ruta, reposición por mínimo.
- Ver la consultoría del sector
Clínicas con almacén
Consumibles que se piden a varios proveedores y se acaban sin aviso.
Hostelería y obradores
Pedidos diarios a proveedores y de clientes, con caducidades.
Tiendas con venta por WhatsApp
Reservas de producto, encargos y stock compartido con la tienda física.
Cómo se monta
Primero con tus datos de verdad; después, en producción.
No se compra una herramienta: se decide qué automatizar, se prueba con casos reales del negocio y se pone en marcha con alguien que responde de ella.
- 1
Diagnóstico
Una sesión para ver la tarea tal como pasa hoy: quién la hace, con qué y qué se rompe.
EntregableQué automatizar primero y qué no
- 2
Prototipo con tus casos
Se monta la automatización con veinte casos reales del negocio y se mide cuántos resuelve bien sin tocar.
EntregablePrototipo medido
- 3
Puesta en marcha
Conexión con el WhatsApp, la centralita, el ERP o el correo del negocio, con revisión humana donde la IA no llega.
EntregableAutomatización en producción
- 4
Seguimiento
Las primeras semanas se revisan los casos que fallaron y se ajustan las reglas.
EntregableInforme mensual y ajustes
El precio se da por escrito tras el diagnóstico. Si en el prototipo la IA no resuelve bien la tarea, se para ahí y se paga solo el diagnóstico.
Preguntas
Lo que suele preguntarse antes de empezar
Si el ERP tiene una forma de conectarse (API o importación de archivos), sí. Si no, se trabaja con exportaciones periódicas o con una hoja de stock que la automatización mantiene y el ERP importa. Se decide en el diagnóstico.
La automatización propone la coincidencia más probable y pide confirmación. Si no está segura, deja el pedido pendiente para una persona en vez de registrar algo que no es.
Puede preparar la propuesta de compra con la cantidad habitual; enviarla la aprueba una persona. Lo que toca dinero pasa siempre por alguien.
No. Son negocios inventados con datos inventados para enseñar cómo funciona cada automatización. Los tiempos y costos son rangos orientativos; el alcance y el precio se confirman por escrito tras estudiar tu caso.
Pasa el caso a una persona con el contexto ya recogido. Cada automatización se monta con un punto de escalado y con revisión humana en lo que toca dinero, salud o compromisos legales.
Sí. El asistente se presenta como IA en el primer mensaje o al descolgar, como exige la normativa europea, y cualquier persona puede pedir hablar con alguien del equipo.
En las herramientas que ya usa el negocio (WhatsApp, centralita, ERP, correo) y en el proveedor de IA que se elija, con contrato de encargo de tratamiento y una configuración que impida usar tus datos para entrenar modelos. Qué proveedores intervienen y dónde alojan los datos se decide y se deja por escrito en el diagnóstico.
Para eso está la formación de Ciade: el nivel 0 es gratis y el programa enseña a implementar la IA en tu propio negocio, con criterio. Si lo que quieres es que alguien lo monte y responda de ello, esta página es la consultoría.
Entre dos y seis semanas según la automatización y las conexiones que haga falta hacer. Cada landing indica su rango.
Contacto
Cuéntanos qué se repite en tu negocio
Con dos líneas sobre tu caso te decimos si tiene sentido automatizarlo y qué costaría.
Qué pasa después
- 1Te escribimos para una llamada de veinte minutos.
- 2Te decimos qué automatizar primero y el precio por escrito.
- 3Si te encaja, empezamos por el diagnóstico.
Si lo prefieres, escríbenos a hola@ciade.ai