Automatización · Correo
La bandeja de entrada deja de ser una lista de pendientes.Cada correo llega clasificado, con su respuesta redactada o su tarea creada.
El correo de un negocio mezcla clientes, proveedores, avisos y ruido. Alguien lo lee todo para decidir qué importa, y lo que importa espera a que tenga un hueco. Una automatización clasifica cada mensaje al llegar, redacta la respuesta de los casos habituales para que alguien la apruebe con un clic y convierte en tarea lo que necesita a una persona.
Marta Salinas <[email protected]>
Cambio de fechas viaje Lisboa (reserva 20443)
Hola, tenemos la reserva 20443 para Lisboa del 14 al 17 de octubre. Por trabajo necesitaríamos moverla una semana, del 21 al 24. ¿Es posible y qué costaría? Nos urge saberlo hoy porque tenemos que avisar en la oficina. Gracias, Marta
Borrador de respuesta · pendiente de aprobar
Ejemplo guionizado. En el negocio real, el asistente se presenta como IA.
Correo inventado de una clienta inventada. La clasificación, el borrador y la tarea son los que crearía la automatización; la respuesta no sale sin que alguien la apruebe.
El problema
Leerlo todo para contestar una parte.
Lo urgente se entera tarde
El correo que había que contestar hoy está entre veinte que no importaban.
Las mismas respuestas, escritas cada vez
Precio, disponibilidad, documentación que hace falta, estado de un encargo. Cada una desde cero.
Cosas que se quedan en la bandeja
Un correo leído y no contestado desaparece bajo los siguientes. Nadie lo apunta como pendiente.
Todo pasa por la misma persona
Quien tiene la bandeja tiene el cuello de botella. Si libra, el negocio no contesta.
Qué hace
Clasifica, redacta, reparte.
La automatización trabaja sobre el buzón del negocio con los datos que ya tiene (clientes, reservas, encargos) y con el tono de la casa.
- 1
Clasifica cada correo al llegar
Cliente o proveedor, tipo de asunto, urgencia, a qué reserva, pedido o expediente pertenece. Con etiquetas que el buzón entiende.
- 2
Redacta la respuesta habitual
Para los casos que se repiten, con los datos reales del asunto y en el tono del negocio. Queda como borrador: alguien lo revisa y lo envía con un clic.
- 3
Crea la tarea cuando hace falta una persona
Con el resumen, el plazo y quién debe hacerla, en la herramienta de tareas o el CRM que ya use el equipo.
- 4
Avisa de lo que no puede esperar
Una reclamación, un plazo que vence hoy, un cliente enfadado: aviso inmediato a quien toca, con el contexto.
Qué necesita
El buzón, el tono y dónde viven los datos.
- 01
Acceso al buzón del negocio
Google Workspace o Microsoft 365, con permisos solo para leer, etiquetar y crear borradores. Nada se envía solo.
- 02
Los casos habituales y el tono
Diez o veinte correos reales de cada tipo y cómo se contestaron bien. De ahí sale la guía de estilo.
- 03
Dónde consultar los datos
El CRM, el sistema de reservas o pedidos, o una hoja: lo que haga falta para que la respuesta lleve el dato real.
La cuenta
Lo que cuesta, frente a las horas que se van en el buzón.
Imagina un buzón compartido que alguien atiende tres horas al día: clasificar, buscar el dato y contestar lo de siempre.
Ejemplo con supuestos · euros, España
- Horas al mes en atender el correo
- 66 h
- Costo de una hora de esa persona, con cotizaciones
- 15 €
- Tiempo que libera la IA: la mitad del tiempo, ya descontada la revisión
- 33 h
- Lo que valen esas horas al mes
- 495 €
- Lo que cuesta al mes la automatización
- 60–200 €
En este ejemplo, la persona que hoy hace esta tarea dedicaría 33 horas al mes a lo que necesita criterio, y lo que libera vale más que lo que cuesta la automatización al mes.
Si estos supuestos fueran los tuyos, la puesta en marcha se cubriría en 4–14 meses. Son horas y oportunidades supuestas, no dinero en caja: la cuenta buena se hace con tus datos.
Horas al mes × costo por hora × parte del tiempo que libera la IA (+ oportunidades supuestas) − cuota mensual
Supuestos de un negocio imaginario, no resultados de clientes. Cambia cada número por el tuyo (en México, tu costo por hora y tu moneda); en el diagnóstico hacemos esta cuenta con tus datos reales.
Montaje y costo
Dos o tres semanas para un buzón compartido.
Rangos orientativos para un buzón con hasta unos cientos de correos al día. El precio exacto se da por escrito tras el diagnóstico.
- Tiempo2–3 semanas
Clasificación primero; los borradores se activan por tipo de correo cuando aciertan en el prototipo.
- Puesta en marcha1.500–4.000 €
Categorías, guía de tono, conexión con el buzón y con el sistema de datos, pruebas con correos reales.
- Al mes60–200 €
Para unos 1.000–3.000 correos al mes: uso de la IA por correo y seguimiento de las categorías nuevas que aparezcan.
- Revisión humanaCada envío
Ningún correo sale sin que una persona apruebe el borrador. Se puede automatizar del todo un tipo concreto más adelante, si se decide.
Varios buzones o varios idiomas suman categorías y tiempo; se dice antes de empezar.
Contar mi casoPara qué negocios
Donde el correo es el mostrador.
- Ver la consultoría del sector
Despachos y gestorías
Clientes que preguntan por su asunto, plazos, documentación pendiente.
- Ver la consultoría del sector
Contadores
Peticiones de documentación, dudas fiscales frecuentes, avisos de plazos.
- Ver la consultoría del sector
Inmobiliarias
Interesados por un anuncio, propietarios que preguntan, documentación de operaciones.
Agencias, distribuidores, servicios
Cambios, presupuestos, estado de un encargo o de un envío.
Cómo se monta
Primero con tus datos de verdad; después, en producción.
No se compra una herramienta: se decide qué automatizar, se prueba con casos reales del negocio y se pone en marcha con alguien que responde de ella.
- 1
Diagnóstico
Una sesión para ver la tarea tal como pasa hoy: quién la hace, con qué y qué se rompe.
EntregableQué automatizar primero y qué no
- 2
Prototipo con tus casos
Se monta la automatización con veinte casos reales del negocio y se mide cuántos resuelve bien sin tocar.
EntregablePrototipo medido
- 3
Puesta en marcha
Conexión con el WhatsApp, la centralita, el ERP o el correo del negocio, con revisión humana donde la IA no llega.
EntregableAutomatización en producción
- 4
Seguimiento
Las primeras semanas se revisan los casos que fallaron y se ajustan las reglas.
EntregableInforme mensual y ajustes
El precio se da por escrito tras el diagnóstico. Si en el prototipo la IA no resuelve bien la tarea, se para ahí y se paga solo el diagnóstico.
Preguntas
Lo que suele preguntarse antes de empezar
Puede, pero no se monta así por defecto: cada respuesta queda como borrador y una persona la envía. Cuando un tipo de correo lleva semanas saliendo sin correcciones, se decide si ese tipo se automatiza del todo.
Solo el buzón o los buzones que se decidan, con permisos limitados. El correo personal de cada empleado no entra.
Con correos reales bien contestados del propio negocio y una guía corta de lo que se dice y lo que no. Se le dan como ejemplos en cada respuesta; la configuración del proveedor debe impedir que tus datos se usen para entrenar modelos.
No. Son negocios inventados con datos inventados para enseñar cómo funciona cada automatización. Los tiempos y costos son rangos orientativos; el alcance y el precio se confirman por escrito tras estudiar tu caso.
Pasa el caso a una persona con el contexto ya recogido. Cada automatización se monta con un punto de escalado y con revisión humana en lo que toca dinero, salud o compromisos legales.
Sí. El asistente se presenta como IA en el primer mensaje o al descolgar, como exige la normativa europea, y cualquier persona puede pedir hablar con alguien del equipo.
En las herramientas que ya usa el negocio (WhatsApp, centralita, ERP, correo) y en el proveedor de IA que se elija, con contrato de encargo de tratamiento y una configuración que impida usar tus datos para entrenar modelos. Qué proveedores intervienen y dónde alojan los datos se decide y se deja por escrito en el diagnóstico.
Para eso está la formación de Ciade: el nivel 0 es gratis y el programa enseña a implementar la IA en tu propio negocio, con criterio. Si lo que quieres es que alguien lo monte y responda de ello, esta página es la consultoría.
Entre dos y seis semanas según la automatización y las conexiones que haga falta hacer. Cada landing indica su rango.
Contacto
Cuéntanos qué se repite en tu negocio
Con dos líneas sobre tu caso te decimos si tiene sentido automatizarlo y qué costaría.
Qué pasa después
- 1Te escribimos para una llamada de veinte minutos.
- 2Te decimos qué automatizar primero y el precio por escrito.
- 3Si te encaja, empezamos por el diagnóstico.
Si lo prefieres, escríbenos a hola@ciade.ai