Tu primer flujo en n8n: del formulario a la hoja y al correo

Crea el flujo y su formulario

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   Crea un flujo vacío

   En el menú lateral, pulsa **Create → Workflow** y elige el espacio personal si te lo pide. La iniciación oficial también muestra **Personal → Create workflow**. Cambia el nombre a **Solicitudes de presupuesto** y pulsa **Add first step…**. Comprueba que estás en un lienzo nuevo con ese nombre. Empezar vacío te permite saber qué conexiones y permisos estás añadiendo.

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   Añade el formulario

   Busca **n8n Form Trigger**; su documentación se titula **n8n Form**. En **Form Title**, escribe «Solicitud de presupuesto». En **Form Description**, indica que es un formulario de prueba. Elige **Authentication: None** para este ensayo controlado. Con **Add Form Element**, añade los campos de la tabla siguiente. **Field Label** es la etiqueta visible; **Field Name**, el nombre que recibirán los nodos siguientes. Activa **Required Field** en todos. En **Respond When**, selecciona **Workflow Finishes**: el formulario esperará al final y comunicará un problema si falla el flujo. Pulsa **Execute Step**, rellena el formulario que se abre y envíalo. Ese formulario usa la **Test URL**, la dirección de prueba, que solo funciona mientras n8n está esperando el envío; la **Production URL**, la definitiva, solo funciona cuando el flujo está publicado. Comprueba que el nodo recibe los campos. Este botón solo prueba el disparador; todavía no estás probando la cadena completa.

Los campos del formulario de prueba

Para el primer envío, usa Prueba A, prueba@example.com, mantenimiento y «Quiero información sobre mantenimiento». Esa dirección ficticia se guarda como dato; el aviso va a tu buzón interno real.

Conecta la hoja y el aviso interno

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   Autoriza Google Sheets

   Después del formulario, pulsa **+**, busca **Google Sheets** y añádelo. En **Credential to connect with**, crea o selecciona una credencial: la conexión autorizada con tu cuenta. En Cloud, usa **Managed OAuth2 → Sign in with Google**, elige la cuenta correcta, autoriza y guarda. OAuth es el permiso para que n8n acceda a Google sin escribir tu contraseña en cada paso. Comprueba que puedes seleccionar el documento de prueba y su pestaña. Si trabajas con Community, haz antes el apartado anterior: ahí preparas la autorización de Google y vuelves a este paso. La autorización guardada no demuestra aún que se pueda escribir una fila.

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   Configura la fila y comprueba los valores

   En Sheets, elige **Resource: Sheet Within Document** y **Operation: Append Row**. En **Document**, selecciona **Solicitudes de prueba**; en **Sheet**, **Entradas**. En **Mapping Column Mode**, elige **Map Each Column Manually**. En **Values to Send**, asigna cada columna a su dato del formulario. Para hacerlo, cambia el campo de destino a **Expression** y arrastra el valor correspondiente desde **INPUT**, los datos de entrada. La expresión toma el valor que llega; escribir «Prueba A» como texto fijo repetiría siempre ese nombre. Mira la previsualización antes de seguir. Con los datos del disparador disponibles, pulsa **Execute Step** en Sheets y abre la hoja: debe aparecer la fila con los valores enviados.

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   Añade un aviso interno por correo

   Tras Sheets, pulsa **+ → Send Email**. En **Credential to connect with**, configura la conexión SMTP del buzón de prueba y guárdala. Selecciona **Operation: Send**. En **From Email**, usa un remitente autorizado por tu proveedor; en **To Email**, una dirección interna fija que controles. Escribe **Subject: Nueva solicitud de presupuesto**. Elige **Email Format: Text** y como cuerpo: «Hay una solicitud nueva. Revisa la hoja Solicitudes de prueba.» Cuando Sheets tenga datos de salida, pulsa **Execute Step** y comprueba la recepción en el buzón. Si el nodo termina correctamente pero no ves el mensaje, revisa también el correo no deseado. No uses como destinatario el correo que haya escrito el visitante.

Prueba la cadena y publica un piloto controlado

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   Comprueba un envío completo

   En el lienzo, pulsa **Execute Workflow** y envía el formulario con un nombre nuevo que puedas reconocer. Para ese envío, busca una fila nueva y un aviso interno. Contrasta nombre, correo, servicio y consulta con lo que has escrito. No ejecutes además Sheets por separado durante esta prueba: crearías otra escritura. Ensaya también dejar vacío un campo obligatorio. Las filas de ensayos anteriores no son prueba de duplicados en este envío. El correo inicial es fijo porque Sheets puede devolver datos con otra estructura; personalizarlo exige inspeccionar esa salida primero.

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   Publica y usa la dirección de producción

   Antes de difundir el formulario, revisa acceso, destino de los datos y texto de privacidad. Mantén este piloto con datos ficticios. Pulsa **Publish** en la cabecera y confirma **Publish** en el diálogo. Espera a que termine **Publishing**. Vuelve al nodo del formulario, selecciona **Production URL** y abre esa dirección en otra pestaña. Sin iniciar una escucha manual, envía otra solicitud identificable. Comprueba fila y correo; después abre **Executions**, el historial de ejecuciones, y localiza ese envío automático. La entrada de producción no aparece en directo en el lienzo. El guardado automático conserva borradores; los cambios posteriores del flujo deben publicarse para llegar a producción.

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   Localiza un fallo y aprende a retirar el flujo

   En un ensayo controlado, tras Send Email pulsa **+**, busca y añade **Stop And Error**, un nodo que provoca un fallo. Publica temporalmente ese cambio. Envía datos ficticios por la dirección de producción. La fila y el aviso se generarán igualmente, porque el fallo ocurre al final. Abre **Executions → Filters → Status: Failed**. Entra en la ejecución y localiza dónde se ha detenido. Retira el nodo de fallo y vuelve a publicar antes del siguiente ensayo normal. Para detener la entrada automática, abre el desplegable junto a **Publish → Unpublish** y verifica la retirada. Antes de reintentar cualquier fallo, mira qué llegó a escribirse o enviarse: repetir no deshace las acciones anteriores.