IA en recursos humanos: qué se presta y qué no

En una empresa pequeña o mediana, recursos humanos suele ser una persona, con medio apoyo administrativo si hay suerte. Esa persona lleva nómina, contratos, altas y bajas, vacaciones, permisos, reclutamiento, inducción, capacitación, clima y salidas. Y, de paso, escribe los correos que nadie más quiere escribir.

El trabajo se atasca en lugares muy concretos. La vacante se publica mal: alguien toma el anuncio del puesto anterior, le cambia el título y lo sube. Llegan currículums que no son, y el filtro se convierte en leer por leer. Las entrevistas se agendan a mano. La inducción depende de que el jefe directo se acuerde de lo que hay que enseñar. En el cierre de mes las incidencias llegan por WhatsApp, por correo y de viva voz, y alguien las pasa a una hoja de cálculo. El reporte del lunes —altas, bajas, ausencias, vacantes abiertas— se arma copiando de tres lugares distintos.

Nada de eso es difícil. Es repetido, disperso y urgente a la vez. Por eso el área rara vez llega a lo que mueve el negocio: entender por qué se va la gente.

El criterio es corto: se presta lo que produce un borrador que alguien revisa en minutos, y donde equivocarse no le cambia la vida a nadie. No se presta lo que decide sobre una persona.

Dos merecen comentario. La descripción de vacante es la que más rinde, porque arregla el problema aguas arriba: si el anuncio separa requisito de deseable y dice dónde se trabaja, en qué horario y con qué banda salarial, llegan menos currículums y se parecen más a lo que buscas. La forma de hacerlo es grabar una conversación con quien va a dirigir a esa persona y darle esa transcripción a la herramienta, no pedirle «un anuncio de auxiliar contable».

La segunda es el manual convertido en un lugar donde preguntar. Subes el reglamento, la política de vacaciones y el instructivo de gastos a una base de conocimiento, y la gente pregunta ahí en vez de escribirle al área. Lo que cambia no es la respuesta: es que deja de interrumpir. Pide que cite de qué documento salió, para que quien pregunta pueda abrirlo.

Esta es la sección importante del artículo.

Descartar candidatos automáticamente. Que la herramienta ordene, puntúe o elimine currículums y tú mires solo los de arriba. Tres razones. La primera: un filtro aprendido de tu historial busca lo que ya contrataste, y si tu equipo se parece mucho entre sí, te va a traer más de lo mismo. La segunda: el currículum no dice quién hace bien el trabajo, dice quién sabe escribir un currículum. La tercera es la que duele cuando pasa: si un candidato pregunta por qué lo descartaste, tienes que poder contestarle. Usa la herramienta para ordenar información y deja que el descarte lo firme una persona que vio la lista completa. En varios países las decisiones automatizadas sobre personas tienen reglas propias; antes de montar nada, pregúntale a tu asesor laboral y a quien lleve protección de datos en tu país.

Evaluar personas. Desempeño, potencial, «riesgo de renuncia», análisis del tono de los correos, entrevistas en video puntuadas por la cara o la voz. Suena moderno y no mide lo que dice medir. Si el resultado toca el sueldo, el ascenso o la permanencia de alguien, la empresa tiene que poder explicar de dónde salió y sostenerlo delante de esa persona. Una puntuación que nadie sabe reconstruir no se sostiene en una conversación difícil.

Subir el expediente completo. Nómina, incapacidades, número de identificación, domicilio, datos de salud. Antes de subir eso hay que saber qué plan contrataste, si el proveedor entrena con lo que le mandas y cuánto tiempo lo guarda. Si no lo sabes, no lo subes.

Investigaciones internas y quejas. Acoso, conflictos, denuncias. No se resumen testimonios con una herramienta que guarda copia y que puede cambiar una palabra por otra.

Preguntarle la ley. Un asistente de propósito general te va a devolver un artículo con número y todo, y puede ser falso. La contratación, el finiquito y los plazos cambian por país y se reforman. Eso se pregunta a un abogado laboral, no a un chat.

Uno solo, de principio a fin. Una distribuidora de materiales con oficina y bodega abre una vacante de asistente administrativo cada tanto, y cada vez tarda.

Antes de tocar nada, la responsable anota en una hoja las últimas vacantes que cerró: fecha en que dirección la autorizó, fecha de la primera entrevista, fecha en que la persona firmó y cuántos currículums leyó. Esa es la línea base, y se toma antes porque después ya no se reconstruye.

Luego se sienta con el jefe de bodega y graba la conversación: qué hace esa persona un martes cualquiera, qué sistema usa, qué tiene que saber el primer día. Le pasa la transcripción a la herramienta y le pide tres versiones del anuncio, con requisitos y deseables separados, más un guion de entrevista con lo que hay que escuchar en cada pregunta. Corrige las tres, mezcla dos y publica.

Cuando llegan los currículums, la herramienta no descarta: extrae en una tabla el nombre, los años en un puesto parecido, si maneja el sistema que usan y en qué zona vive. Ella lee la tabla, abre los que le interesan y decide. Los descartados los ve, aunque sea rápido.

Después de cada entrevista, con permiso del candidato, transcribe la grabación y pide las respuestas ordenadas por pregunta. Eso es lo que lee el jefe de bodega, que antes recibía un «me gustó, pero…».

Cuando la persona entra, el mismo documento de la vacante produce el plan de los primeros treinta días. Ahí termina el caso: una vacante, una herramienta, ninguna decisión delegada.

Tres números que el área ya conoce, aunque no los tenga escritos.

Días para cubrir una vacante. Desde que dirección autoriza hasta que la persona firma. Están en tus correos: búscalos y anótalos para las vacantes que cerraste este año, antes de cambiar nada.

Currículums leídos por contratación. Cuántos tuviste que abrir para llegar a una persona contratada. Este número te dice si el anuncio está bien escrito, no si la herramienta es buena.

Preguntas repetidas que llegan al área. Vacaciones, aguinaldo, permisos, constancias. Durante dos semanas anota cada una con una raya en una hoja. Esa raya es la línea base para saber si el manual convertido en base de conocimiento sirvió de algo.

Dos reglas para que los números signifiquen algo. Toma la línea base antes de instalar nada, con las vacantes y los meses que ya pasaron. Y compara el mismo trimestre del año siguiente, no la semana siguiente: contratar tiene temporada y una sola vacante no dice nada.

No te prometemos que estos números bajen. Lo que vas a tener es la posibilidad de saber si se movieron, que es justo lo que hoy no sabes.