Presupuestos y cotizaciones: una tarea, un agente

El cliente manda un mensaje: un audio por WhatsApp, un correo con tres líneas, una foto de lo que necesita. Alguien del negocio lo lee, abre la lista de precios (una hoja de cálculo, un catálogo en PDF, o la cabeza de quien lleva veinte años), calcula cantidades, escribe el presupuesto en la plantilla de siempre, comprueba el total y lo manda. En un taller, en una imprenta, en un despacho de servicios, esa tarea se hace de noche, cuando el negocio ya cerró, porque de día no hay tiempo.

El costo no es solo la hora de la noche: es el presupuesto que sale dos días tarde y llega cuando el cliente ya compró en otro sitio, el precio viejo que se copió de la versión anterior, y la línea que se olvidó y se descubre al facturar.

Es una tarea de lectura y redacción con reglas claras: la lista de precios es tuya, la vigencia es tuya, lo que no vendes no se cotiza. Eso la hace ideal para un agente con aprobación: él arma el borrador, tú lo revisas en un minuto y lo mandas.

Hace: lee el mensaje del cliente tal como llegó (texto, audio transcrito, foto con lo que se ve); busca cada concepto en tu lista de precios y arma las líneas con cantidad, precio unitario y total; marca como «falta cotizar» lo que no está en la lista, en vez de inventar un precio razonable; pone la vigencia y el plazo de entrega que tienes definidos; redacta el correo o el mensaje de acompañamiento con tu tono; y te lo deja para aprobar, con las cuentas rehechas en la hoja, no en el chat.

No hace: no inventa precios ni conceptos; no aplica descuentos que no estén en tus reglas; no manda nada sin tu aprobación mientras no lo hayas probado durante semanas; no negocia; y no sustituye a la hoja de cálculo para sumar: un asistente redacta mejor de lo que calcula, así que la suma se comprueba fuera del chat.

Con el tiempo, la parte que puede pasar a autónoma es la de los presupuestos sencillos con conceptos de catálogo y sin excepciones; los que llevan «falta cotizar», descuentos o clientes especiales siguen con aprobación.

Empieza por la versión sin montaje, que está escrita como guía paso a paso («Presupuestos desde tu hoja de cálculo», que se publica en esta serie cuando termine de ensayarse): la hoja de precios y el asistente de chat, sin instalar nada. El agente es el paso siguiente: hace lo mismo, pero lo dispara la llegada del mensaje y te lo deja listo.

• La lista de precios limpia y con fecha. Es la parte que la gente se salta y la que decide todo; si los precios viven en la cabeza de alguien, el montaje empieza por escribirlos.
• El encargo con reglas, probado a mano con dos o tres presupuestos reales antes de conectar nada.
• Una entrada de mensajes que el agente pueda leer: el correo del negocio, o WhatsApp a través de la Plataforma de WhatsApp Business (la API), con sus reglas propias —plantilla aprobada y consentimiento previo para escribir fuera de la ventana de atención, como recoge su ficha—; la aplicación del celular está pensada para atender a mano.
• Un plan de empresa en la herramienta de IA, con contrato de tratamiento de datos: pasan mensajes de clientes con sus datos. ¿Puedo meter facturas y datos de clientes en una IA? explica qué mirar antes.
• Un minuto por presupuesto, desde el celular, para aprobar o corregir.

Los renglones: el plan de empresa de la IA; si entras por WhatsApp, el costo de la Plataforma de WhatsApp Business y del montaje (su ficha explica qué reglas trae); las horas de dejar la lista de precios decente y de probar en seco; el mantenimiento cuando cambian los precios (cambias la hoja, no el encargo); y el rato de quien aprueba. Sin cifras aquí: dependen de tu volumen de presupuestos y de por dónde entran.

Lo que libera se mide con dos datos tuyos: cuántos presupuestos haces a la semana y cuánto tarda cada uno desde que llega el mensaje hasta que sale. Y un tercero que casi nadie mide: cuántos se pierden por llegar tarde.

• El precio inventado. El asistente encuentra algo parecido en la lista y lo usa, o pone un precio verosímil. La regla de «falta cotizar» va escrita, y se comprueba que cada precio unitario sea el de la lista.
• La multiplicación mal hecha. Un asistente de chat redacta mejor de lo que calcula, y un total mal multiplicado no se ve. Por eso las cuentas se rehacen en la hoja con fórmulas, siempre.
• El audio mal transcrito. «Doscientos» que se convierte en «dos»; el borrador muestra la transcripción junto al presupuesto para que lo veas.
• El cliente especial. El que tiene precio pactado, el que paga tarde, el que pide siempre lo mismo con un cambio. Se le escribe como excepción o el agente pregunta.
• La lista de precios vieja. Un presupuesto correcto con precios viejos es un presupuesto equivocado. La hoja lleva fecha y alguien la revisa cuando suben los costos.

• «Presupuestos desde tu hoja de cálculo, sin volver a teclear precios» (guía paso a paso, se publica cuando termine de ensayarse): la versión sin montaje, con el encargo literal y la comprobación.
• WhatsApp Business (la app) y WhatsApp con API, para saber por dónde puede entrar el mensaje del cliente.
• Agente autónomo y agente con aprobación y Servicios de automatización para pymes, donde está el caso del taller que hace presupuestos de noche.

Esta guía no lleva cifras de ahorro: las tuyas salen de medir cuántos presupuestos haces, cuánto tardan y cuántos llegan tarde.