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Al terminar esta guía tienes una ficha escrita para cada producto de tu catálogo, hecha con los datos que ya están en tu hoja de cálculo. Y tienes algo que suele quedarse fuera de este trabajo: la lista de los productos a los que les falta un dato, con el nombre del dato que falta. Esa lista vale tanto como las fichas.
No instalas nada. No abres una terminal —esa ventana de texto técnico que aquí no aparece—. No creas cuentas nuevas. Se hace con el asistente de chat que ya usas y con tu hoja de siempre.
Necesitas tres cosas: una cuenta en un asistente de chat, y la versión gratuita alcanza para el ensayo; tu catálogo en una hoja de cálculo, con una columna por dato; y decidir antes de empezar qué datos tiene que llevar una ficha tuya para estar completa.
El método en cuatro palabras
Toda la guía cabe en cuatro: ordenar → describir → marcar → revisar.
- Ordenar es dejar la hoja con un dato por columna, porque la ficha se escribe con columnas, no con celdas revueltas.
- Describir es pedir la ficha usando solo lo que dice la fila.
- Marcar es la regla de la casa: se describe lo que está en los datos, y lo que no está se marca como falta.
- Revisar es comparar cada ficha con su fila, dato por dato, antes de que llegue a la tienda.
La tercera palabra es la que evita el problema caro. Un asistente sabe cómo se escriben los muebles, y si tu fila no dice el material, te va a escribir una frase preciosa sobre la madera maciza. Publicarla es vender una característica que no ofreces, y eso se llama devolución, reclamación o multa según el país y el producto.
Prepara la hoja y la regla de lo que falta
Deja un dato por columna
Material en su columna, medidas en la suya, color en la suya. Nada de una celda con «roble, ancho estándar, garantía incluida» todo junto: lo que va revuelto en una celda sale revuelto en la ficha. Compruébalo: mira tres filas cualquiera y confirma que cada dato está en su columna y que los vacíos están de verdad vacíos, sin guiones ni «por definir». Si no sale: cuando una columna mezcle dos datos, pártela en dos antes de seguir; es menos trabajo que corregir las fichas después.
Decide qué hace completa a una ficha tuya
Escribe la lista corta de datos obligatorios: en muebles suele ser material, medidas, color, garantía y para qué ambiente sirve. Esa lista es tu criterio, no el del asistente. Compruébalo: aplica la lista a una fila real y mira si con esos datos tú comprarías sin llamar por teléfono. Si no sale: si al leer la fila te sigue faltando algo para decidir, ese algo entra en la lista de obligatorios.
Acuerda la palabra que marca lo que falta
Elige una palabra fea y visible, en mayúsculas, que nunca aparecería en una ficha de verdad: FALTA sirve. Esa palabra es la que te deja encontrar los huecos después, buscándola en el archivo. Compruébalo: busca esa palabra en tu catálogo actual y confirma que no aparece ya en ningún texto. Si no sale: cuando la palabra elegida ya exista en tus textos, usa otra combinación que no se use en tu sector.
Escribe en tres líneas cómo suenan tus fichas
A quién le vendes, de qué largo quieres la ficha, y qué palabras no usas. Sin esto, las fichas salen con el tono de cualquier tienda del mundo. Compruébalo: toma una ficha tuya que ya te guste y mira si tus tres líneas la describen; si no la describen, están mal escritas. Si no sale: si no tienes ninguna ficha que te guste, escribe una a mano hoy y úsala como ejemplo dentro del encargo.
Prueba con una tanda corta, no con el catálogo entero
Cinco filas, no quinientas. Y elige a propósito filas con huecos, para ver si respeta la regla de marcar. Compruébalo: compara cada ficha con su fila, dato por dato; si aparece un material, una medida, un origen o un certificado que no está en la fila, detente ahí. Si no sale: cuando invente una sola vez, no sigas con el catálogo completo; corrige el encargo y repite la misma tanda hasta que salga limpia.
Vas a escribir fichas de producto para mi catálogo: [nombre del negocio], [qué vende], en [ciudad].
Las columnas de mi hoja son estas, en este orden: [pega aquí los nombres de tus columnas].
Regla principal, y no tiene excepciones: describe solo lo que dice la fila. No agregues materiales, medidas, acabados, origen, usos ni certificaciones que no estén en la fila, aunque sean lo habitual en este tipo de producto.
Cuando un dato obligatorio esté vacío, escribe FALTA seguido del nombre del dato, dentro de la ficha. No lo rellenes, no lo insinúes y no lo dejes fuera en silencio.
Mis datos obligatorios son: [lista tus datos obligatorios].
Así suenan mis fichas: le vendo a [a quién], quiero [cuántas frases] por ficha, y no uso estas palabras: [las palabras que no van contigo].
Antes de escribir nada, repíteme la regla principal con tus palabras para que yo confirme que la entendiste.Describe por tandas
Una tanda corta por mensaje, con las filas pegadas tal como están en la hoja. Pide la ficha y, al final, la lista de lo que faltó. Esa lista es el subproducto que arregla tu catálogo: te dice qué datos tienes que ir a buscar, y los ordena por producto en vez de por corazonada.
Y pide siempre el mismo formato de salida. Cuando todas las tandas vuelven con la misma forma, pegarlas de nuevo en la hoja es un rato; cuando cada tanda vuelve distinta, es una tarde.
Aquí van [cuántas] filas de mi hoja, con las columnas en el orden que te di: [pega aquí las filas].
Escribe una ficha por fila, en el mismo orden, con este formato: nombre del producto, la ficha, y debajo la línea «Faltan:» con los datos obligatorios que no estaban.
Usa solo lo que dice cada fila. Si la fila no dice el material, la ficha no habla del material: escribe FALTA material.
No compares el producto con otros, no menciones a la competencia y no digas que es el mejor de nada.
No uses palabras de certificación, resistencia, seguridad ni garantía si no están en la fila.
Al terminar, dame una lista aparte de todos los FALTA que salieron en esta tanda, agrupados por dato.Revisa ficha contra fila
La revisión no es leer si la ficha suena bien: suena bien por diseño. Es poner la fila al lado y comprobar cada afirmación. Material, medidas, color, garantía, uso. Lo que está en la ficha y no está en la fila es un invento, aunque sea cierto por casualidad.
Cuando encuentres uno, devuélveselo señalando la frase. Y fíjate en lo que responde: si te dice que lo dedujo del nombre del producto o de la categoría, acabas de encontrar la grieta de tu encargo.
En la ficha de [nombre del producto] escribiste esto: [copia la frase exacta]. Ese dato no está en la fila que te di.
Reescribe la ficha usando solo la fila, y marca ese dato como FALTA.
Dime también de dónde lo sacaste: del nombre del producto, de la categoría o de lo que sueles ver en productos parecidos.
Repasa las demás fichas de esta tanda buscando el mismo tipo de invento y devuélvemelas corregidas.Ensaya con productos que conoces de memoria, de esos que armaste tú o que vendes desde que abriste. Es la forma barata de descubrir que la hoja tiene el material equivocado en una columna, y que el problema nunca fue el asistente.
Qué no se sube
Un catálogo parece información pública, y por eso se sube entero sin pensarlo. Lo público son las fichas terminadas; la hoja donde viven es otra cosa:
- Tus precios de compra y tus márgenes. Suelen estar en columnas escondidas de la misma hoja. Antes de pegar filas, quítalas: el costo al que compras no hace falta para escribir una ficha.
- Las condiciones con tu proveedor. Descuentos por volumen, plazos de pago, exclusividades. Es tu ventaja comercial.
- Los contratos de distribución con cláusula de confidencialidad. Y las fichas técnicas que el fabricante te entregó bajo acuerdo. Son suyas, no tuyas, aunque describan lo que tú vendes.
- Los datos de quien compró. Si tu hoja arrastra columnas de clientes, pedidos o direcciones de entrega, esas columnas no viajan.
- Los productos que todavía no anuncias. Un lanzamiento, un rediseño, una línea que estás negociando. Espera a que sea público.
La regla práctica cabe en una pregunta: ¿esta columna la vería un cliente en la tienda? Cuando la respuesta sea que no, la columna se borra de lo que pegas. Pegas las columnas que describen el producto, y nada más.
Así no
«Escríbeme descripciones atractivas para mi catálogo de muebles.»
Así sí
«Aquí van cinco filas con estas columnas. Una ficha por fila, usando solo esos datos. Lo que no esté en la fila, escríbelo como FALTA seguido del nombre del dato.»
La primera pide que suene bien, y para sonar bien hay que hablar de la madera, del acabado y de lo resistente que es; nada de eso lo sabe. La segunda le da los datos, el formato y qué hacer con los huecos, que es justo donde se decide si el catálogo se puede publicar o hay que revisarlo entero a mano.
Lo que cuesta
No hay que comprar nada nuevo. Sirve el asistente de chat que ya usas, y su versión gratuita alcanza para el ensayo, con dos límites que vas a notar: las tandas largas se cortan a la mitad, y tus reglas no se recuerdan de una conversación a la siguiente, así que el encargo de arranque se vuelve a pegar cada vez.
Lo que cuesta de verdad es el primer rato: ordenar la hoja, decidir los datos obligatorios y revisar las primeras tandas con la fila al lado. Ese trabajo se hace una vez por catálogo.
Después, el costo real es la revisión, y no conviene regatearla. Un catálogo grande no se revisa entero con la misma lupa: revisa a fondo las primeras tandas, y cuando el encargo esté afinado, revisa a fondo las fichas de los productos que más vendes y en diagonal las demás. Si tu catálogo cambia todos los días y son varias personas escribiendo, el paso siguiente es un plan de pago del mismo asistente, donde tus reglas se quedan guardadas. Los precios se miran en la página oficial del producto, con la fecha a la vista.
Qué sigue
Cuando esto ya te funcione, en este orden:
- Trabaja la lista de FALTA. Es un plan de trabajo ordenado: pide al proveedor los datos que se repiten y mide una vez los productos que nadie midió.
- Guarda el encargo de arranque como plantilla. Con tus columnas, tus obligatorios y tus tres líneas de voz: qué es una plantilla de encargo.
- Fija el formato de salida y no lo toques. Es lo que te permite pegar cada tanda de vuelta en la hoja sin reordenar nada: qué es el formato de salida.
- Cuando toques las fotos, cambia de guía. Las imágenes del catálogo tienen sus propias reglas y sus propios riesgos: catálogo y fotografía de producto con IA.
Preguntas que nos hacen
¿Puedo pegar la hoja completa de una vez? No conviene. Las tandas cortas se revisan; una hoja completa se publica sin revisar, que es justo lo que queremos evitar.
¿Y si mi hoja tiene los datos mal? Entonces las fichas van a salir mal, con una redacción impecable. Esto describe lo que hay: si la columna del material está equivocada, la ficha repite el error con más estilo.
¿Sirve para traducir el catálogo? Sirve, y se hace después, nunca a la vez. Primero la ficha correcta en tu idioma y revisada; luego la traducción, que se revisa otra vez.
¿Puedo pedirle que optimice para buscadores? Puedes pedirle que use las palabras con las que tus clientes buscan el producto, y esas se las das tú. Lo que no se hace es dejar que invente características porque suenan a búsqueda popular.
¿Cómo sé que no inventó nada? Solo comparando ficha contra fila. Por eso la palabra FALTA está en mayúsculas: la buscas en el archivo y ves de un vistazo dónde hay huecos declarados. Lo peligroso son los huecos que rellenó en silencio, y esos se ven en las primeras tandas.
¿Puede hacerlo alguien de mi equipo? Sí, con el encargo de arranque ya afinado por ti. La regla de marcar lo que falta no se puede negociar a media tanda.