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Al terminar esta guía tienes un chat que contesta sobre los documentos de tu negocio. Le preguntas cuánto dura la garantía de una herramienta eléctrica y te responde con lo que dice tu propio manual, no con lo que se estila en el mundo. Y te dice de qué archivo lo sacó, para que puedas abrirlo y verlo.
No instalas nada. No abres una terminal —esa ventana de texto técnico que aquí no aparece—. No creas cuentas nuevas. Se hace con el asistente de chat que ya usas y con los archivos que ya están en tu computadora.
Necesitas tres cosas: una cuenta en un asistente de chat que acepte archivos adjuntos, y la versión gratuita alcanza para el ensayo; tus documentos en archivos, no en papel ni en la cabeza de alguien; y un rato tranquilo la primera vez, porque el trabajo de verdad está en elegir qué subir.
El método en cuatro palabras
Toda la guía cabe en cuatro: reunir → depurar → preguntar → comprobar.
- Reunir es juntar en una carpeta los documentos que de verdad contestan preguntas.
- Depurar es sacar de esos documentos lo que no debe salir de tu computadora.
- Preguntar es escribirle al asistente en español, como le escribirías a alguien que entró a trabajar esta semana.
- Comprobar es pedirle que diga de qué archivo y de qué apartado salió cada respuesta, y abrir ese archivo para verlo con tus ojos.
La cuarta sostiene a las otras tres. Un asistente puede contestar con mucha seguridad algo que no está en tus documentos. Si cada respuesta llega con su origen, tú lo notas el mismo día.
Reúne y depura los documentos
Haz una carpeta y mete solo lo vigente
En tu computadora, una carpeta nueva con el nombre de tu negocio. Adentro, los documentos que contestan preguntas: el manual, las políticas, los contratos marco, el catálogo. Nada de versiones viejas ni de borradores a medias. Compruébalo: abre cada archivo y mira la fecha; si hay dos versiones del mismo documento, deja la vigente y saca la otra de la carpeta. Si no sale: cuando no sepas cuál es la vigente, no la subas; pregúntale a quien la escribió antes de seguir.
Asegúrate de que son texto y no fotos
Los asistentes leen bien los documentos de texto y los PDF escritos en computadora. Las fotos de un papel y los escaneos viejos se leen mal o no se leen. Compruébalo: abre el archivo y trata de seleccionar una palabra con el cursor; si se selecciona, es texto; si no, para el asistente es una imagen. Si no sale: vuelve a exportar el documento desde el programa donde se escribió, o escríbelo de nuevo cuando sea corto.
Saca lo que no debe subirse
Antes de adjuntar nada, revisa documento por documento y quita los datos que no tienen por qué salir de tu computadora: nombres y domicilios de clientes, números de cuenta, identificaciones. El apartado de más abajo lo detalla. Compruébalo: busca dentro de cada documento las palabras que delatan esos datos, como cuenta, domicilio, teléfono o identificación. Si no sale: cuando un documento esté lleno de datos de clientes, sube solo el apartado que necesitas, no el documento entero.
Ponle a cada archivo un nombre que se entienda
«manual-de-garantias» dice más que «documento final, copia nueva». El asistente va a citar por el nombre del archivo, y un nombre claro convierte la cita en algo que puedes abrir. Compruébalo: lee la lista de nombres de un tirón; si no sabes qué hay dentro de alguno, renómbralo. Si no sale: cuando dos archivos se llamarían igual, añádele a cada nombre a qué se refiere.
Súbelos todos juntos y pide el inventario
Adjunta los archivos de la carpeta en una conversación nueva y manda el encargo de arranque. Conversación nueva, no una vieja con otro tema: lo que el asistente traiga de antes se le mezcla con lo tuyo. Compruébalo: el inventario que te devuelva tiene que nombrar todos tus archivos y ninguno más. Si no sale: el archivo que falte no se subió o no se pudo leer; vuelve al paso de los formatos.
Te adjunto los documentos internos de mi negocio: [nombre del negocio], [a qué se dedica], en [ciudad].
Antes de contestarme nada, hazme un inventario: lista cada archivo que recibiste, di en una línea de qué trata y señala cuál no pudiste leer.
A partir de ahí, cuando te pregunte algo, responde solo con lo que digan estos documentos.
Si la respuesta no está en ellos, dilo con estas palabras: «No está en los documentos».
En cada respuesta, nombra el archivo y el apartado de donde la sacaste.Pregúntales
Con el inventario a la vista, empieza. Una pregunta por mensaje, con las palabras que usas en el mostrador y no en abogado. Las respuestas llegan con su origen porque se lo pediste en el arranque, y ese origen es justo lo que vas a abrir.
Pregunta: [escribe aquí tu pregunta, con las palabras que usarías con un cliente].
Responde en pocas frases y en español sencillo.
Después de la respuesta, escribe una línea con el archivo, el apartado y la frase textual en la que te apoyas.
Si dos documentos se contradicen, dime en qué se contradicen en vez de elegir uno.Comprueba cada respuesta
Abre el archivo que te citó y busca la frase textual que te dio. Si está, la respuesta se sostiene. Si no está, o si está pero dice otra cosa, tienes un problema pequeño y a tiempo: el asistente completó lo que le faltaba.
Cuando eso pase no discutas con él. Córtalo.
La frase que citaste no aparece en ese archivo. Búscala otra vez en los documentos que te di.
Si no está en ninguno, responde solo esto: «No está en los documentos». No propongas una respuesta aproximada.Las primeras preguntas hazlas con trampa: pregúntale cosas cuya respuesta ya sabes de memoria. Es la forma barata de descubrir que subiste la política vieja, o que el manual que creías completo se corta a la mitad.
Qué no se sube
Lo que adjuntas sale de tu computadora y viaja a la empresa del asistente. Antes de adjuntar, deja fuera:
- Datos de clientes con nombre y apellido. Listas de compradores, domicilios, teléfonos, correos, números de identificación. Si necesitas ese documento, cambia los nombres por «Cliente A», «Cliente B».
- Expedientes y casos. Lo que un cliente te entregó bajo reserva, un contrato con cláusula de confidencialidad, un peritaje, un expediente laboral con nombre.
- Información bancaria. Números de cuenta, claves interbancarias, estados de cuenta, datos de tarjeta. Y ninguna contraseña ni clave de acceso, de nada.
- Datos de salud. Historias clínicas, diagnósticos, recetas, incapacidades, lo que un empleado te contó de su tratamiento.
- Datos de tu equipo. Nóminas con nombre, evaluaciones de desempeño, procesos disciplinarios.
La regla práctica cabe en una pregunta: si este documento se filtrara mañana, ¿a quién le haría daño? Cuando la respuesta sea «a un cliente» o «a alguien de mi equipo», el documento no sube entero. Sube el apartado que necesitas, con los nombres cambiados.
Así no
«¿Qué dice el contrato?»
Así sí
«¿Cuánto tiempo tiene el cliente para devolver una herramienta eléctrica sin usar? Dime el archivo y el apartado.»
La primera pregunta no dice qué contrato ni qué parte, y la respuesta sale genérica y suena bien. La segunda pregunta una sola cosa concreta y pide de dónde salió, que es lo único que te deja comprobarla sin releer el contrato entero.
Lo que cuesta
No hay que comprar nada nuevo. Sirve el asistente de chat que ya pagas, y su versión gratuita alcanza para el ensayo, con dos límites que vas a notar: acepta menos archivos por conversación y no los recuerda de una conversación a la siguiente, así que cada vez los vuelves a adjuntar.
Lo que cuesta de verdad es el primer rato: elegir los documentos, depurarlos y comprobar las primeras respuestas. Ese trabajo se hace una vez. Después, cada pregunta es una pregunta.
Si se te queda corto, el paso siguiente es un plan de pago del mismo asistente, donde los documentos se quedan cargados y dejas de adjuntarlos. Los precios se miran en la página oficial del producto, con la fecha a la vista.
Qué sigue
Cuando esto ya te funcione, en este orden:
- Guarda tus preguntas buenas. Las que funcionaron, pegadas en un archivo de texto. Eso es una plantilla, y aquí está la guía.
- Escribe la regla para tu equipo. Qué se puede subir y qué no, en una hoja, con nombres de documentos reales. Cuando dos personas usan el asistente con criterios distintos, manda el criterio flojo.
- Repite la depuración cada tanto. Los documentos cambian; el chat sigue contestando con la versión que subiste aquel día.
- Si se te queda grande, mira una base de conocimiento. Cuando son muchos documentos y varias personas preguntando, la conversación con adjuntos ya no da. Aquí está qué es una base de conocimiento.
Preguntas que nos hacen
¿Tengo que instalar algo? No. Adjuntas archivos en un chat, igual que los adjuntas en un correo.
¿Se queda con mis documentos? Depende del asistente, del plan y de tu configuración. Está en su política oficial, y es lo primero que hay que leer. Mientras no la hayas leído, trata todo lo que subas como algo que salió de tu control.
¿Puede inventarse una respuesta? Puede. Por eso el encargo de arranque le pide citar archivo y apartado, y por eso abres el archivo. Aquí está qué es una alucinación.
¿Sirve con documentos escaneados? Con los escaneos viejos, mal. Si no puedes seleccionar una palabra con el cursor dentro del archivo, para el asistente es una foto.
¿Y si tengo muchísimos documentos? Empieza por los que contestan las preguntas que te hacen cada semana. Un chat sobre unos pocos documentos útiles vale más que uno sobre la carpeta compartida entera.
¿Puede usarlo mi equipo? Sí, y ahí es donde importa la hoja de qué se sube y qué no. Tú ya sabes qué documento es delicado; quien entró el mes pasado, todavía no.