Índice del artículo
- En 30 segundos
- Una consulta de mostrador, con tus propios papeles
- Con qué puedes empezar en España
- Prepara una consulta que puedas comprobar
- Comprueba el tipo de documento
- Pregunta y contrasta antes de utilizar la respuesta
- Errores que llevan el ensayo demasiado lejos
- Qué revisar en la cuenta que utilizas
- Deja una práctica que tu equipo pueda repetir
- Si necesitas dar el siguiente paso
- Dudas sobre consultar tus documentos, respuestas cortas
En 30 segundos
Puedes crear un chat sobre tus documentos sin instalar nada: sube copias autorizadas, pregunta por su contenido y comprueba las respuestas en el original.
Empieza con lo que conoces: un procedimiento vigente y preguntas que ya sepas resolver. ChatGPT, Claude y Gemini Notebook, antes NotebookLM, ofrecen una vía gratuita en España, con límites.
El resultado es un borrador. La persona responsable decide qué respuesta se puede utilizar; una cita o una instrucción bien escrita no impiden por sí solas que el asistente se equivoque.
Una consulta de mostrador, con tus propios papeles
Los ejemplos son ficticios. Ferretería Robles, en Valladolid, necesita saber qué documentación pide su proveedor para tramitar una incidencia con una herramienta. La encargada prepara el manual del proveedor y el procedimiento interno vigente. El chat redacta un borrador con referencias; ella comprueba el original y decide qué responder al cliente.
Para probarlo necesitas una cuenta que cumpla los requisitos del servicio, admita archivos y esté autorizada por tu empresa. Si ya la tienes, empieza por ella. Puedes hacer el primer ensayo con un plan gratuito.
Con qué puedes empezar en España
Las opciones del navegador permiten hacer el recorrido principal. Open Notebook es una alternativa para cuando cuentes con apoyo técnico, fuera del tutorial sin instalación.
Datos comprobados el 4 de noviembre de 2026.
ChatGPT
OpenAI
- Para qué te sirve
- Consulta puntual o proyecto con archivos e instrucciones reutilizables.
Entrada y ampliación y límite o comprobación
España figura en la lista oficial. Free admite archivos y proyectos.
- Entrada y ampliación
- Gratis: 0 €. Plus: 22,99 € en App Store España, IVA incluido; el listado no identifica el periodo de esa compra. No es una tarifa web.
- Límite o comprobación
- Free: 5 archivos por proyecto y 3 subidas diarias; son cupos distintos. Documentos y presentaciones: hasta 512 MB por archivo.
Claude
Anthropic
- Para qué te sirve
- Conversaciones con archivos o proyectos que conservan documentación de referencia.
Entrada y ampliación y límite o comprobación
España figura en la lista oficial.
- Entrada y ampliación
- Gratis: 0 €. Pro: 22,00 €/mes en la App Store española, IVA incluido. Es el precio de la aplicación para iPhone; no es una tarifa web.
- Límite o comprobación
- Free: hasta 5 proyectos. En un chat: hasta 20 archivos de 500 MB cada uno. En proyectos: 30 MB por archivo, con otro límite para la cantidad de contenido que Claude puede utilizar.
Gemini Notebook
Google · antes NotebookLM
- Para qué te sirve
- Cuaderno de fuentes seleccionadas con citas que abren el pasaje utilizado.
Entrada y ampliación y límite o comprobación
España está admitida en el producto y en ambos planes personales. Necesitas una cuenta que cumpla los requisitos del servicio; en cuentas gestionadas puede hacer falta que el administrador active el acceso.
- Entrada y ampliación
- Gratis: 0 €/mes. Google AI Plus: 4,99 €/mes; AI Pro: 21,99 €/mes, web España. Confirma si el total incluye IVA al contratar.
- Límite o comprobación
- Fuentes por cuaderno: 50 en Standard, 100 con AI Plus y 300 con AI Pro. El consumo de IA tiene otro cupo; que quepan fuentes no significa que puedas seguir preguntando.
Open Notebook
Instalación propia
- Para qué te sirve
- Cuadernos con soporte técnico para procesar los documentos en tu equipo o con proveedores externos.
Entrada y ampliación y límite o comprobación
Instalable en España según su distribución y licencia, sin restricción territorial declarada. Es una conclusión sobre el programa, no sobre proveedores externos.
- Entrada y ampliación
- 0 € de licencia. Equipo o alojamiento, electricidad y mantenimiento aparte. Si utilizas modelos de IA de pago —los programas que generan las respuestas—, también debes pagarlos.
- Límite o comprobación
- La guía local exige 8 GB o más de RAM, la memoria del equipo, sin garantizar fluidez con cualquier carga. La configuración predeterminada deja la aplicación accesible en la red sin contraseña: haz que solo pueda abrirse desde el propio ordenador o exige que los usuarios se identifiquen antes de usarla en una red compartida.
Precios y condiciones consultados el 4 de noviembre de 2026.
Prepara una consulta que puedas comprobar
Acota la tarea
Elige una pregunta de trabajo, no toda la documentación de la empresa. En la ferretería sería qué pide el proveedor para tramitar una incidencia de una herramienta concreta. Busca un procedimiento que conozcas lo suficiente como para detectar una respuesta extraña. Anota qué necesitas obtener: una lista de documentos, una condición del manual o una explicación breve para uso interno. Anota también qué datos faltan en los documentos y quién puede resolver esas dudas.
Elige la versión vigente
Resuelve las versiones antes de subirlas. Reúne los documentos que contestan esa pregunta y abre cada uno. Mira a qué producto se aplica, quién lo mantiene y si hay una versión que lo sustituya. Si no sabes cuál manda, consulta a la persona responsable y deja ese archivo pendiente. No le encargues al asistente elegir la política vigente entre borradores con nombres parecidos. Tampoco juntes catálogos de productos distintos solo porque hablan del mismo tema. El conjunto inicial debe permitirte explicar por qué has incluido cada documento y qué parte de la pregunta puede responder. Conserva los originales fuera de la copia de trabajo.
Prepara una copia autorizada
Usa material público, ficticio o autorizado para esta primera práctica. No necesitas expedientes reales de clientes para aprender el recorrido. Si trabajas con un procedimiento interno, comprueba qué puedes compartir y con qué servicio. Quitar el nombre de una persona no basta: una dirección, una referencia de expediente o unas circunstancias particulares pueden seguir identificándola. Cuando el apartado útil esté mezclado con información que no procede enviar, prepara una copia que contenga solo lo necesario y revísala antes de adjuntarla. Si necesitas entender dónde está ese límite, consulta qué es un dato sensible. No conviertas una sustitución de nombres en una autorización que nadie ha dado.
Carga e identifica los archivos
Pide un inventario de archivos al empezar. Abre una conversación dedicada a la tarea o utiliza un proyecto con esos documentos. En Gemini Notebook, crea el cuaderno e incorpora las fuentes que vas a seleccionar. Pon nombres reconocibles a las copias para localizar luego cada referencia; evita varias llamadas «final». Adjunta los archivos dentro de los cupos de tu cuenta y usa el encargo de arranque que aparece después. Compara la lista recibida con lo que pretendías enviar. Si falta un archivo, revisa la carga y el formato antes de seguir. Que el asistente enumere correctamente los nombres solo demuestra que tienes un punto de partida: todavía falta comprobar qué puede extraer del contenido.
Comprueba el tipo de documento
Distingue el texto de las imágenes incrustadas. Poder seleccionar palabras en un PDF sirve como primera orientación sobre su contenido; no demuestra que todas las tablas o anotaciones se hayan interpretado bien. En Claude, los documentos que no son PDF se procesan mediante extracción de texto: las imágenes incrustadas no se interpretan por esa vía. Si un dibujo contiene la información decisiva, no lo des por incluido en la respuesta. Identifica dónde está el dato que necesitas antes de elegir cómo adjuntarlo. Así evitarás pedir al texto extraído una explicación que depende de una imagen.
Voy a consultar documentos de [negocio], que se dedica a [actividad] en [ciudad].
Primero enumera los archivos que puedes leer y señala los que no.
Responde utilizando estos documentos. Identifica el archivo y el apartado que respalda cada afirmación.
Si falta información o hay versiones contradictorias, señálalo. No rellenes los huecos con una suposición.
Pregunta de trabajo: [escribe la consulta concreta].Pregunta y contrasta antes de utilizar la respuesta
Prueba una respuesta conocida
Empieza por una respuesta que ya conozcas. En la ferretería, pregunta qué documentación exige el manual para una incidencia del modelo elegido. No preguntes «qué dice el contrato»: concreta el producto, la situación y el resultado que necesitas. Después compara la respuesta con lo que ya sabes del procedimiento. Si aparecen condiciones que no reconoces, no las des por buenas porque estén redactadas con seguridad. Anota si el problema parece estar en una fuente equivocada, en un pasaje que no se ha leído o en una conclusión añadida. La prueba sirve para detectar qué debes corregir antes de consultar asuntos que conoces peor.
Revisa qué sostiene el pasaje
Comprueba la interpretación, además de que exista una referencia. En Gemini Notebook puedes abrir la cita para ver el pasaje; en un chat, pide el archivo, el apartado y la frase de apoyo. Abre después el original y lee también el contexto inmediato. Mira si hay una excepción, una condición o una tabla que cambie el sentido. Una frase puede existir y, aun así, no respaldar la conclusión que te han dado. Si la respuesta va más allá de lo escrito, separa lo documentado de lo que queda pendiente. No corrijas una interpretación dudosa añadiendo otra suposición: vuelve al documento o consulta al responsable.
Pregunta por algo que falta
Ensaya una pregunta sin respuesta en los documentos. Elige un dato que sepas que no figura en los archivos y observa si el chat reconoce el hueco o lo completa. Si propone una condición del proveedor que nadie ha escrito, no uses ese resultado. Pide que revise el respaldo y conserva la consulta como ejemplo de fallo para tu equipo. No hace falta discutir con el asistente ni obtener una disculpa: necesitas saber qué parte puedes sostener y cuál debes dejar pendiente. Una alucinación es una respuesta inventada que puede parecer convincente. Esta prueba ayuda a reconocerla, pero no descarta que aparezcan otras después.
Errores que llevan el ensayo demasiado lejos
Prometer al cliente
Un borrador no autoriza una devolución. En la ferretería, la encargada decide la respuesta; consultar el manual no resuelve por sí solo los derechos legales del comprador.
Compartir el enlace
Revisa los destinatarios del proyecto. En ChatGPT, compartir mediante enlace abierto permite incorporarse a usuarios que lo tengan; no lo uses para abrir documentación interna a cualquiera.
Buscar un diagnóstico
Un catálogo no sustituye una comprobación técnica. Una instaladora de climatización de Valencia podría preparar una lista de comprobación; el responsable técnico debe validarla.
Qué revisar en la cuenta que utilizas
- ChatGPT
- Entrenamiento y borrado son decisiones distintas. En espacios personales Free, Plus y Pro, la opción de compartir datos para mejorar modelos está activada por defecto; puedes desactivarla en los controles de datos. Eso no borra las conversaciones guardadas. Los archivos de un proyecto se conservan hasta que eliminas el archivo o el proyecto, salvo que actúe otra política aplicable. Borrar un chat tampoco elimina una copia guardada en Library o Space, apartados de ChatGPT que conservan archivos por separado: debes gestionar también esa copia. Consulta qué significa la retención de datos.
- Claude
- La nueva versión de proyectos está en beta, una versión en pruebas que se activa de forma gradual; la interfaz puede variar según la cuenta. Revisa la autorización de mejora de modelos en los ajustes de privacidad. Puedes cambiarla, pero desactivarla afecta a los usos futuros descritos y no retira lo que un modelo ya haya aprendido. También existen excepciones de tratamiento relacionadas con seguridad. No supongas que contratar un plan personal de pago cambia por sí solo esas condiciones a las de un contrato empresarial. La decisión depende del material que necesitas consultar y de las condiciones de tu cuenta. Comprueba ese ajuste en la cuenta con la que harás las consultas, antes de dar por resuelta la elección solo por el nombre del plan.
- Gemini Notebook
- Revisa qué envías como comentario. En cuentas personales, el contenido no se utiliza directamente para entrenar los modelos fundacionales de Google, es decir, sus modelos de IA de base, salvo que envíes comentarios. Una valoración puede incluir consultas, fuentes y resultados para revisión humana: evita información confidencial o sensible. Algunas ediciones empresariales protegen archivos, conversaciones y respuestas frente a esa revisión y al uso para mejorar modelos generativos. Comprueba la edición contratada; una dirección de correo profesional no basta.
Deja una práctica que tu equipo pueda repetir
Guarda el encargo útil
Guarda el encargo que ha funcionado, las versiones de los documentos y quién revisó el resultado. El equipo tendrá que comprobar esas fuentes antes de reutilizar la respuesta.
Mide el trabajo completo
Cuenta también la preparación y la revisión cuando decidas si te compensa. Observa cuánto tardabas en resolver esa consulta de forma habitual y cuánto tardas ahora, incluyendo elegir archivos y contrastar el resultado. Anota las respuestas que descartas y los casos que siguen necesitando al responsable del procedimiento. Una contestación rápida puede dejarte más trabajo de comprobación del que parece al verla en pantalla. No atribuyas ahorro al ensayo antes de medirlo en tu negocio. Si el resultado ya te sirve y los cupos alcanzan, puedes seguir con esa modalidad; si te limita la capacidad, identifica qué restricción concreta necesitas ampliar antes de pagar.
Asigna un responsable
Escribe una regla de uso para el equipo. Debe decir quién decide los documentos permitidos, quién resuelve dudas del procedimiento y quién revisa un borrador antes de utilizarlo con un cliente. Usa ejemplos del trabajo real, no una instrucción genérica como «ten cuidado con la IA». En la ferretería, la persona del mostrador puede preparar la consulta y la encargada resolver una condición que no esté clara. La herramienta no impone automáticamente ese reparto: es una forma de organizar el trabajo del negocio. Si nadie sabe quién puede dar la respuesta definitiva, el problema sigue abierto aunque el chat entregue un texto convincente.
Si necesitas dar el siguiente paso
Una base de conocimiento reúne información de referencia para consultarla. Si quieres avanzar desde este ensayo, puedes revisar la formación de Ciade. Lleva a esa siguiente fase las preguntas que has probado, los fallos encontrados y las dudas que siguen abiertas. Te servirán para explicar qué necesitas mejorar, en lugar de empezar otra vez por una lista de herramientas.
La instalación propia requiere apoyo técnico. Open Notebook permite usar proveedores externos o ejecutar modelos en tu ordenador con Ollama, un programa para hacerlos funcionar localmente. Si eliges un proveedor externo, revisa qué contenido le envías: instalar la interfaz en tu equipo no hace que todo el procesamiento sea local. Alguien tendrá que instalar, configurar y mantener el conjunto.
Dudas sobre consultar tus documentos, respuestas cortas
¿Tengo que instalar algo para empezar?
Puedes empezar en el navegador con ChatGPT, Claude o Gemini Notebook. Necesitas una cuenta elegible y permiso para utilizar los documentos. Open Notebook es una alternativa de instalación propia que requiere apoyo técnico, recursos y mantenimiento. No hace falta dar ese paso para realizar el ensayo de esta guía.
¿Tengo que pagar para conservar los documentos entre consultas?
Los proyectos gratuitos también conservan archivos en ChatGPT y Claude, aunque tienen límites distintos. No es cierto que siempre debas adjuntarlo todo de nuevo por usar una modalidad gratuita. Comprueba los cupos de tu cuenta y qué restricción necesitas ampliar antes de contratar un plan de pago.
¿Pedir citas garantiza que la respuesta sea correcta?
No. Una cita facilita la revisión, pero no garantiza una interpretación correcta ni que se haya revisado todo el documento. Abre el archivo original y comprueba el pasaje en su contexto. Prueba también una pregunta cuya respuesta conozcas y otra que no pueda resolverse con los archivos aportados.
¿Basta con cambiar los nombres para subir documentos de clientes?
No. Quitar el nombre no garantiza anonimización: una persona puede seguir siendo identificable por otros datos del documento. Para el primer ensayo, utiliza material ficticio, público o autorizado sin datos personales innecesarios. Revisa también las condiciones de tratamiento, conservación y acceso de la cuenta que vas a utilizar.
Fuentes
Fuentes oficiales, consultadas el 4 de noviembre de 2026
- Google · Disponibilidad y requisitos de Gemini Notebook
- Google · Consultas y citas de las fuentes seleccionadas
- Google · Archivos admitidos y sincronización desde Drive
- Google · Planes y fuentes por cuaderno
- Google · Límites de consumo de IA
- Google · Precios web en España
- Google · Países y requisitos de AI Plus
- Google · Países y requisitos de AI Pro
- Google · Privacidad personal y envío de comentarios
- Google · Condiciones de cuentas de trabajo
- OpenAI · Países admitidos por ChatGPT
- OpenAI · Carga de archivos y tratamiento visual
- OpenAI · Proyectos, cupos y permisos
- App Store España · Compra de ChatGPT Plus
- Apple · Impuestos incluidos en el precio al cliente
- OpenAI · Controles de entrenamiento
- OpenAI · Conservación y borrado de chats y archivos
- Anthropic · Países admitidos por Claude
- Anthropic · Archivos y lectura de PDF
- Anthropic · Proyectos gratuitos y de pago
- App Store España · Mensualidad de Claude Pro
- Anthropic · Ajustes de mejora de modelos
- Open Notebook · Documentación de instalación propia
- Open Notebook · Licencia MIT
- AEPD · Anonimización e identificación indirecta
- Google · Condiciones fiscales de las compras
- Open Notebook · Recursos y acceso en la configuración local
- Google · NotebookLM pasa a llamarse Gemini Notebook
Cómo lo comprobamos. Fuentes oficiales consultadas el 4 de noviembre de 2026. Ciade utiliza Claude a diario desde España, pero no ha probado este recorrido ni instalado Open Notebook. Los ejemplos no representan ahorros medidos.
Qué ha cambiado.
- 4 de noviembre de 2026: Actualizados los proyectos gratuitos, el nombre de Gemini Notebook, los precios españoles según la vía de compra, los límites de PDF, la privacidad y la alternativa de instalación propia.
Términos relacionados
Aprende a usar la IA en tu trabajo, con criterio.
El nivel 0 es gratis: cuarenta minutos para entender qué pedirle a la IA y qué revisar. El programa completo enseña a implementarla en tu propio negocio, tarea a tarea.
