Qué es la retención de datos

Ejemplo ilustrativo: una inmobiliaria de Valencia quiere resumir las condiciones de un contrato. La gerente prepara una copia ficticia, sin DNI, firmas ni datos bancarios, y decide qué cuenta puede usar el equipo. No sube el expediente real para averiguar después qué conserva el proveedor. Antes de compartir el resumen, lo revisa una persona. La prueba sirve para conocer el recorrido del documento, no para decidir sobre el contrato.

Piensa en el archivo de un proveedor externo. Le entregas una copia para una tarea concreta y necesitas saber qué hará con ella cuando termine. Con una IA, esa respuesta se busca en la política de privacidad, las condiciones del producto y los ajustes. La copia enviada tiene una finalidad distinta del original de tu negocio: limpiar la herramienta no debe convertirse en una orden para borrar el expediente.

Desde cuándo se cuenta cambia la decisión. Un plazo que empieza al borrar no limita cuánto tiempo puede permanecer un chat sin borrar. Otro puede depender de la última actividad. Por eso conviene leer juntas la acción que inicia el plazo, la clase de contenido y las excepciones. Quedarte solo con el número de días puede llevarte a aprobar una cuenta que no encaja con tu tarea.

En Claude personal, el permiso de mejora no explica todos los usos: también hay supuestos de seguridad y aportaciones voluntarias. El feedback, los comentarios que envías al proveedor sobre una respuesta, puede incluir la conversación completa y tener su propia conservación. Antes de usar ese botón con un documento de cliente, comprueba qué información adjunta. No trates una valoración como si fuera una acción ajena a los datos del chat.

Ejecutarlo en tu ordenador cambia quién debe gestionar las copias. Ollama declara que no ve las peticiones ni los datos cuando el modelo funciona localmente. Puedes desactivar la nube y la búsqueda web. Aun así, revisa la aplicación que utilizas para conversar, su historial y las conexiones: instalar Ollama no demuestra que todo el recorrido se quede en tu equipo.

Una automatización puede añadir registros de cada ejecución, es decir, de cada vez que recorre sus pasos. Si utilizas n8n en una instalación propia, configura qué datos guarda y cuándo los limpia. También debes considerar errores, estados pendientes, ejecuciones anotadas y copias externas. Limpiar esos registros no modifica la conservación del proveedor de IA al que se envió el texto. El responsable técnico debe revisar ambos extremos del proceso.

La retención cero depende del acuerdo. Anthropic contempla retención cero para organizaciones aprobadas y productos elegibles; no es una condición general de cualquier cuenta de pago. Hay resultados de clasificadores de seguridad, sistemas que detectan posibles usos indebidos, que se conservan. También existen excepciones por ley, abuso o daño y reglas para determinados modelos. Antes de aceptar esa expresión como respuesta, pide qué producto y modelo cubre y qué excluye.

Una API es la conexión que permite a un programa utilizar otro servicio. Sus condiciones de conservación pueden ser distintas de las del chat que abres en el navegador. Anthropic documenta para su API un plazo ordinario de hasta treinta días desde la recepción o generación, con excepciones para archivos, acuerdos y seguridad o ley. No apliques ese plazo al historial de una aplicación comercial ni des por hecho que utilizar una API implica retención cero.

Deja por escrito la regla de tu equipo: qué cuenta puede usarse, quién administra los ajustes y quién resuelve las dudas sobre conservación. Si también necesitas revisar la memoria de una IA o el uso de datos para entrenamiento, comprueba sus controles por separado. Puedes revisar el recorrido de los documentos y los ajustes de varias personas en una consultoría con Ciade.