IA en despachos de abogados

Un despacho se sostiene sobre tres cosas que nadie ve desde fuera: el control de términos, el expediente y la minuta. El control de términos es un Excel, un calendario compartido o la memoria de la persona que lleva veinte años ahí. El expediente es una carpeta con escaneos, un par de correos de Outlook que no se archivaron y el borrador del escrito en Word con nombre demanda_v7_final_ok. La minuta es lo que se captura a las prisas el último día del mes, con las horas de hace tres semanas reconstruidas de memoria.

El día empieza con lo mismo en cualquier despacho: alguien revisa las notificaciones. En México, el boletín judicial y el buzón del tribunal electrónico; en España, LexNET y lo que reporta el procurador; en cada jurisdicción, su canal. Se lee, se anota el término, se avisa al socio responsable y se reparte quién redacta. Esa hora se repite todos los días hábiles y no la factura nadie.

Después viene el trabajo que sí se factura y que igual se atasca: leer un lote de contratos para una operación, comparar la contestación con la demanda, preparar la carpeta de la audiencia, escribir la misma cláusula por enésima vez con dos cambios. Y al final del mes, la minuta, el reporte al cliente y la explicación de por qué esta factura no se parece a la anterior.

Lo que sigue son tareas de lectura y de redacción, que es de lo que está hecho el oficio. Ninguna sustituye el criterio del abogado que firma: todas producen un borrador que alguien revisa contra la fuente.

Las dos que devuelven horas de verdad son la revisión de lotes y la minuta. La revisión de lotes, porque es trabajo que hoy hacen personas caras leyendo documentos casi idénticos: lo valioso no es el resumen, es la marca de qué cláusula se salió del modelo. La minuta, porque el dinero que un despacho pierde no está en la hora que no trabajó, sino en la que trabajó y no apuntó.

La búsqueda de criterios está en la tabla con esfuerzo alto a propósito. Un asistente de propósito general puede darte el hilo del que tirar, y puede darte también una tesis con número, sala y rubro que no existe. La diferencia entre las dos cosas solo se ve abriendo la fuente.

Un caso, entero: la revisión de un lote de contratos de arrendamiento para una operación de compra.

Cómo se hace hoy. Llegan treinta contratos escaneados. El pasante los abre uno por uno, subraya, y vacía a mano en un Excel la vigencia, la renta, el depósito, la cláusula de terminación anticipada y si hay derecho del tanto. Tarda días, se le pasan dos cosas por cansancio y el asociado revisa el Excel sin volver a los contratos, porque no hay tiempo.

Cómo queda. Alguien se asegura primero de que los escaneos tengan texto reconocible. Se definen las columnas que el cliente pidió, ni una más. Se le da al asistente la lista de columnas, el modelo de contrato del despacho como referencia de qué es «estándar» y una instrucción: por cada dato, devolver la cláusula y la página de donde salió; si no aparece, escribir «no localizado» en lugar de deducirlo. Salen la tabla y una segunda lista con las cláusulas marcadas como desviación.

Quién revisa. El asociado, y no la tabla entera: primero las filas marcadas como desviación y las que dicen «no localizado», que son donde está el riesgo. Después una muestra al azar de las filas que salieron limpias, abriendo el contrato en la página citada. Si la muestra falla, se revisa todo a mano y se ajusta la instrucción. El socio que firma el informe lo firma habiendo visto las desviaciones, no el resumen del resumen.

Qué se gana. Que la lectura mecánica deje de comerse los días y que el criterio se aplique donde vale, que es en las diez cláusulas raras. No es que el despacho facture menos horas: es que las horas se van a lo que el cliente no puede hacer solo.

• No cites nada que no hayas abierto. Un asistente puede devolver una tesis, una sentencia o un artículo con formato impecable y referencia inexistente. Cada cita se comprueba en la fuente oficial o en la base de datos que el despacho paga. Un escrito con una cita que no existe lo detecta la contraparte, y lo detecta el juzgado.
• No calcules términos con IA. El cómputo de plazos se hace contra el calendario del órgano y las reglas de esa jurisdicción. Que un asistente sume días hábiles no lo convierte en el responsable cuando se vence el término: el responsable sigue siendo quien firma.
• No subas expedientes identificables a una cuenta personal. El secreto profesional no distingue entre un correo y un chat. Si vas a usar IA con material de un asunto, quítale nombres y datos que identifiquen, o hazlo dentro de un entorno contratado por el despacho.
• No mezcles asuntos de partes enfrentadas en el mismo espacio de trabajo. Un proyecto o una base de conocimiento compartida donde conviven dos asuntos contrarios es una forma nueva de un problema viejo: el conflicto de interés. Separa por asunto y controla quién entra.
• No dejes que un asistente conteste directamente a un cliente con criterio jurídico. Puede preparar el borrador del correo; lo manda un abogado. Lo que el cliente lee es asesoría, la firme quien la firme.
• No presentes ni firmes nada sin lectura completa. Revisar un escrito generado no es leer por encima el primer párrafo y el petitorio.
• No decidas esto solo. Si tu despacho va a usar IA con material de clientes, pregunta en tu colegio o barra de abogados si han publicado criterios, y revisa qué le prometiste al cliente en la carta de encargo o en el contrato de servicios. La obligación de informar al cliente y las normas de protección de datos cambian según el país; esa respuesta la da tu colegio y tu asesor, no un artículo.

Si alguien te vende «IA legal», pide esto por escrito antes de la demostración bonita.

• ¿Qué modelo hay por debajo y de quién es? ¿Cambia sin avisarme?
• ¿Usan los documentos que subo para entrenar? ¿La exclusión está en el contrato o solo en una casilla?
• ¿Dónde se guardan, cuánto tiempo y cómo se borran si termino el servicio? ¿Me devuelven mis documentos?
• ¿Cada referencia que devuelve trae enlace a la fuente para poder abrirla?
• ¿Puedo separar la información por asunto y por equipo, para controlar conflictos de interés?
• ¿Hay registro de quién consultó qué y cuándo?
• ¿Firman el contrato de encargado del tratamiento de datos que me pida mi asesor?
• ¿De dónde sale su base documental y con qué frecuencia se actualiza?
• ¿Puedo hablar con un despacho del tamaño del mío y de mi materia que ya lo use?

Nuestra opinión: en un despacho, el orden de entrada es revisión de documentos, borradores internos y minuta. La búsqueda de criterios va después, y con la fuente oficial abierta al lado.