IA en academias y escuelas

Una escuela o una academia tiene dos motores que casi no se hablan: el académico y el administrativo. El académico son docentes con grupos, planeaciones, materiales, tareas y evaluaciones. El administrativo es control escolar: inscripciones, reinscripciones, expedientes, constancias, colegiaturas y la relación con los papás.

El año tiene sus horas pico y se saben de memoria. El periodo de inscripciones, cuando la persona de recepción contesta la misma tanda de preguntas todo el día: requisitos, documentos, horarios, si hay lugar, qué pasa si el alumno viene de otra escuela. El cierre de parcial, cuando cada docente tiene que capturar calificaciones y escribir comentarios para cada uno de sus grupos en el mismo fin de semana. La entrega de boletas y la junta con los tutores. Y el día del corte de colegiaturas, cuando alguien recorre la lista de adeudos y manda recordatorios de uno en uno.

El software es el que se fue acumulando: un sistema de control escolar, Google Classroom, Moodle o Teams para las clases, un grupo de WhatsApp por salón, y una carpeta compartida con las planeaciones de años anteriores. El expediente del alumno vive en papel, en un cajón, y también en una hoja de cálculo con nombres completos, fechas de nacimiento, domicilios y teléfonos de los tutores.

Esa hoja de cálculo es la que hay que tener presente en todo lo que sigue. En este sector el material con el que se trabaja es, en buena parte, información de menores de edad.

La parte que más alivio da está del lado del docente: preparar, variar y redactar. La parte administrativa se gana en el periodo de inscripciones y en la comunicación con los tutores.

Empieza por los comentarios de boleta del cierre de parcial. Es trabajo real de docentes, cae siempre en el peor fin de semana del periodo y no exige tocar ningún sistema nuevo.

Cómo se hace hoy. Cada docente se sienta con su lista de grupo y escribe un comentario por alumno. Cuando lleva la mitad, empieza a repetir frases; para el final, copia y pega. El resultado es una boleta donde tres alumnos distintos reciben el mismo párrafo, y un tutor que lee «sigue esforzándose» no sabe qué hacer el lunes. Coordinación los revisa a las carreras, ya para imprimir.

Cómo queda. El docente dicta o escribe tres líneas por alumno, con evidencia a la vista: qué logró, qué le falta y qué conviene hacer en casa. Se identifica al alumno con su número de lista o sus iniciales, no con nombre completo ni con ningún dato del expediente.

Esas notas entran a un encargo fijo que la escuela escribe una vez: el tono de la casa, el largo, la estructura —un logro, un área a trabajar, una acción concreta para casa— y las reglas duras: no etiquetar al alumno, no hablar de su conducta en términos de carácter, no mencionar a otros alumnos y no inventar nada que el docente no haya dicho. El asistente devuelve un comentario por cada número de lista.

Quién revisa. El docente, alumno por alumno, porque el comentario lo firma él y él conoce al niño. Después el coordinador académico lee el lote completo buscando dos cosas: frases repetidas y cualquier afirmación que parezca un diagnóstico. Recién entonces se vuelca a la boleta con el nombre real, dentro del sistema de control escolar.

Cómo sabes si funcionó. Pregúntale a los docentes cuánto tardaron esta vez y pregúntale a coordinación cuántos comentarios tuvo que devolver. Y en la junta de entrega, escucha si algún tutor menciona el comentario: cuando dice algo concreto, es señal de que sirvió.

No subir expedientes de alumnos a cuentas personales. Ni listas con nombre completo, ni documentos escaneados, ni fotos, ni reportes de conducta. Si la escuela va a usar estas herramientas, se contratan a nombre de la institución, con el tratamiento de datos por escrito y con la opción de entrenamiento desactivada. Lo que hace un docente en su cuenta personal, a las once de la noche, es responsabilidad de la escuela igual.

No diagnosticar a un niño. Un texto generado puede rematar un comentario con «muestra rasgos de déficit de atención» o «parece dislexia». Un diagnóstico lo hace un especialista, no una redacción, y escrito en una boleta se convierte en una etiqueta que ese alumno arrastra de ciclo en ciclo. En el encargo se prohíbe explícitamente; en la revisión se busca.

No calificar sin docente. Un borrador de retroalimentación está bien. Poner la calificación final desde un sistema, sin que una persona la mire, no.

No acusar a un alumno de copiar con un detector de IA. Esos detectores marcan textos escritos por personas, y se equivocan más con quien escribe en un idioma que no es el suyo. El resultado de un detector no es prueba de nada. Si te preocupa la copia, cambia el encargo: defensa oral, trabajo por etapas, producto en clase.

No abrir un canal directo entre un asistente y alumnos menores sin supervisión. Si se hace, es con cuentas de la escuela, con el historial visible para un adulto responsable, con aviso a los tutores y con un filtro claro: cualquier mensaje que mencione violencia, acoso, maltrato, autolesión o miedo sale del asistente y va a una persona, según el protocolo que ya tiene la escuela.

No meter fotos de los alumnos en herramientas de imagen. Ni para el anuario, ni para publicidad, ni para «probar». La imagen de un menor no es material de prueba.

No automatizar la cobranza dura. Recordar un pago está bien. Bloquear accesos, retener documentos o condicionar un examen por un adeudo son decisiones con reglas propias en cada país y afectan a un menor: eso lo decide la dirección, caso por caso.

Cuándo llamar al abogado. Antes de meter el expediente del alumno en cualquier herramienta nueva; antes de abrir un canal con alumnos; antes de publicar fotos; y antes de tomar medidas por adeudo. Qué consentimiento necesitas del tutor, qué le debes informar y qué obligaciones trae tu incorporación oficial depende del país y del tipo de escuela. Esto no es asesoría legal.

• ¿El contrato es con la escuela o cada docente abre su cuenta? Si es lo segundo, no tienes control de nada.
• ¿Qué datos de alumnos necesita para funcionar, y puedo usarlo sin ellos? La respuesta buena es que basta con un identificador interno.
• ¿Se usan nuestros datos para entrenar modelos? Por escrito, con la cláusula señalada y la forma de desactivarlo.
• ¿Dónde se guardan, por cuánto tiempo y cómo se borran cuando un alumno se va? El borrado es parte del trato, no un favor.
• ¿Quién ve qué? Pide los roles: docente, coordinación, dirección, control escolar. Un docente no debería ver el expediente completo de un grupo que no es suyo.
• ¿Hay registro de quién consultó qué? Cuando un tutor reclame, ese registro es tu respuesta.
• ¿Se conecta con mi control escolar y con Classroom o Moodle, o hay que capturar dos veces?
• ¿Qué hace si un alumno escribe algo preocupante? Pídele que lo demuestre, y prueba tú mismo con un mensaje difícil.
• ¿Qué se cobra: por docente, por alumno o por uso? Pide el desglose, el tope de gasto y qué pasa en el mes de inscripciones.
• ¿Me llevo las planeaciones y los materiales si me voy? En un formato que se abra sin su plataforma.