Conciliar el banco: una tarea, un agente

Conciliar es emparejar cada movimiento del banco con lo que lo explica: una factura cobrada, un recibo de proveedor pagado, la nómina, la comisión del banco, el cargo de la suscripción que nadie recuerda haber contratado. En un negocio pequeño lo hace alguien de administración con dos pantallas abiertas: el extracto a un lado y el programa de facturación al otro, buscando importes iguales, fechas cercanas y conceptos que a veces dicen «TRANSF 0001234» y nada más.

Se hace tarde, de golpe y a fin de mes, porque no urge hasta que urge: cuando el contador pide los datos, cuando hay que saber si un cliente pagó de verdad antes de mandarle el tercer recordatorio, o cuando aparece un cargo que nadie reconoce y ya lleva tres meses repitiéndose.

Tiene dos partes muy distintas: una parte de los movimientos se empareja sola (mismo importe, referencia clara) y otra requiere criterio (pagos parciales, un cliente que junta tres facturas en una transferencia, comisiones, devoluciones). Algunos programas de facturación traen reglas para la primera parte (Holded las publica en sus planes); el agente entra en la segunda.

Hace: cada mañana lee los movimientos nuevos del banco (a través de tu programa, que ya está conectado a la cuenta) y las facturas y gastos pendientes; propone el emparejamiento de cada movimiento con su explicación, con una nota de por qué (importe, fecha, referencia, cliente); separa lo que no encaja en una lista corta con lo que cree que es (pago parcial, agrupado, comisión, desconocido); redacta la pregunta al cliente o al proveedor cuando falta información («¿a qué facturas corresponde su transferencia del día 12?»); y te deja la lista para aprobar.

No hace: no contabiliza ni marca nada como conciliado sin tu aprobación mientras no lo hayas probado; no crea facturas ni gastos para cuadrar un movimiento que no entiende; no decide qué es una comisión bancaria aceptable ni reclama al banco; y no sustituye la revisión del contador, que sigue viendo el cierre.

Aquí la aprobación importa más que en los cobros: una conciliación mal hecha ensucia la contabilidad y puede tardar meses en descubrirse. La parte que puede pasar a autónoma con el tiempo es la de los emparejamientos exactos que tu programa ya resuelve por regla; lo que exige criterio se queda con aprobación.

La condición previa es que tu programa de facturación tenga el banco conectado: sin eso, el agente trabajaría sobre un extracto pegado a mano, y esa es la tarea que queríamos quitar.

• El banco conectado al programa y las facturas y gastos registrados a tiempo: el agente empareja lo que existe; si el gasto no está cargado, no hay con qué emparejar el movimiento.
• Los criterios, por escrito, sobre todo los casos raros: son los que el agente no puede adivinar y los que hoy viven en la cabeza de una persona.
• Permisos acotados y un plan de empresa en la herramienta de IA, con contrato de tratamiento de datos: van a pasar importes, clientes y proveedores.
• El contador dentro: que lea los criterios una vez y que revise el cierre como siempre; su visto bueno es lo que hace que esto valga.
• Cinco minutos al día para la lista de la mañana, y un rato al mes con el contador.

Los renglones: el plan del programa que incluye la conexión bancaria, las reglas y, si aplica, la API o el MCP (las fichas de esta serie recogen lo que cada fabricante publica; lo que no publica, como qué plan incluye la API, se pregunta); el plan de empresa de la IA; las horas de escribir los criterios y de probar en seco; el mantenimiento cuando cambian los bancos o los proveedores; y el rato del contador. Sin cifras aquí: dependen de tu volumen de movimientos y de tu programa.

Lo que libera se mide con tres datos tuyos: las horas de conciliación del mes, los días que tarda el cierre, y cuántos movimientos sin explicar arrastras hoy. Mídelos antes de montar nada.

• El importe igual que no es el mismo pago. Dos facturas por el mismo monto, una pagada y otra no. El criterio de emparejar por importe sin fecha ni referencia se prohíbe por escrito.
• La transferencia agrupada. Un cliente paga tres facturas juntas con un importe que no coincide con ninguna. El agente lo reconoce si se lo explicas; si no, lo deja como desconocido y te lo pregunta.
• Los cargos recurrentes que nadie reconoce. Aparecen mes a mes; el agente los agrupa y te los enseña juntos, que es la forma de decidir si se cancelan.
• La devolución y la comisión. Movimientos que no tienen factura: van a su categoría por criterio, no a «desconocido» eterno.
• La conexión que se cae. Si el banco deja de sincronizar, la lista de la mañana viene vacía y parece que todo está bien. Un aviso cuando no llegan movimientos nuevos en dos días es parte del montaje.

• Emitir facturas y perseguir cobros: una tarea, un agente, la tarea anterior de esta serie.
• Automatización y agente: cuál necesitas y Agente autónomo y agente con aprobación.
• Las fichas de Holded, Alegra y Sage 50, con lo que publica cada fabricante sobre bancos conectados y conciliación, y qué puertas ofrece cada uno (API y MCP en Holded y Alegra; conectores del fabricante o exportaciones en Sage 50), con fecha.

Esta guía no lleva cifras de ahorro: las tuyas salen de medir las horas de conciliación y los días de cierre antes y después.